Приложение

 

 

 

Утвержден
распоряжением Руководителя Аппарата Президента Кыргызской Республики
от 29 июня 2017 года № 194

РЕГЛАМЕНТ
работы с документами в Аппарате Президента Кыргызской Республики

(В редакции распоряжений Руководителя Аппарата Президента КР от 17 июля 2017 года № 213, 11 октября 2018 года № 293)

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент работы с документами в Аппарате Президента Кыргызской Республики (далее - Регламент) устанавливает порядок работы с документами и основные требования документационного обеспечения деятельности Президента Кыргызской Республики (далее - Президент) и Аппарата Президента Кыргызской Республики (далее - Аппарат Президента).

2. Ответственность за организацию и состояние работы с документами, своевременное и надлежащее исполнение поручений, качественную подготовку материалов, а также учет и сохранность документов в структурных подразделениях Аппарата Президента (далее - структурные подразделения) возлагается на руководителей структурных подразделений.

3. Переписка с органами, организациями и гражданами Кыргызской Республики ведется на государственном и официальном языках.

4. Проекты актов Президента, обращения государственных органов, органов местного самоуправления, юридических лиц и граждан направляются в Аппарат Президента только по вопросам, относящимся к полномочиям Президента.

Проекты актов Президента и другие документы вносятся на рассмотрение Президенту и руководства Аппарата Президента за подписью руководителей государственных органов, органов местного самоуправления, а в случае их отсутствия - лиц, исполняющих их обязанности.

5. Подведомственные, территориальные и структурные подразделения государственных органов, учреждения, организации находящиеся в их ведении, обращаются в адрес Президента и Аппарата Президента через вышестоящий государственный орган.

6. Документы, внесенные с нарушением требований настоящего Регламента, подлежат возврату.

2. Порядок работы с документами

7. Служебные документы (входящая, исходящая, внутренняя корреспонденция) несекретного характера и имеющие гриф "Для служебного пользования" подлежат обязательной регистрации в секторе делопроизводства и контроля канцелярии посредством автоматизированной системы контроля исполнения документов (далее - АСКИД).

Работа с корреспонденцией, имеющей гриф "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с Положением о порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, утвержденным постановлением Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Положения о порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования" от 7 мая 2013 года № 255.

Секретная корреспонденция обрабатывается инспектором режимно-секретной работы.

8. Документы, направляемые в Аппарат Президента, оформляются в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики "О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике" от 23 июля 2012 года № 517.

На документе обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений - ссылка на регистрационный номер канцелярии.

9. Распределение входящей корреспонденции осуществляется ежедневно в соответствии с положениями о структурных подразделениях по компетенции или с учетом направлений деятельности, курируемых ими государственных органов и учреждений.

10. Документы, требующие принятия неотложных мер, оперативно докладываются заведующим канцелярией или руководителем структурного подразделения Руководителю Аппарата Президента или его заместителям.

11. Документы, поступившие на имя Президента, руководства Аппарата Президента или в адрес структурных подразделений, после регистрации в секторе делопроизводства и контроля канцелярии передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение.

В течение 3 рабочих дней исполнителями проводится работа по подготовке конкретных предложений или проектов поручений руководителей структурных подразделений. При необходимости подготавливаются проекты поручений Президента, руководства Аппарата Президента и вносятся соответственно на рассмотрение (подписание) через канцелярию.

Проекты поручений в обязательном порядке визируются исполнителем, руководителем ответственного структурного подразделения.

В случаях, когда документ требует дополнительного изучения, срок подготовки поручения продлевается до 10 рабочих дней Руководителем Аппарата Президента или одним из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей на основании мотивированной служебной записки ответственного структурного подразделения.

12. Документы, поступающие с категорией срочности "Вне очереди. Кризисное реагирование ОДКБ", не позднее 15 минут с момента получения регистрируются в секторе делопроизводства и контроля канцелярии с указанием даты, и времени поступления. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

Зарегистрированные документы с категорией срочности "Вне очереди. Кризисное реагирование ОДКБ" в течение 10 минут передаются сотруднику канцелярии, ответственному за формирование почты Президента, под роспись, с указанием даты и времени передачи.

Зарегистрированные документы с категорией срочности "Вне очереди. Кризисное реагирование ОДКБ" в течение одного часа передаются помощнику Президента или заменяющему его лицу под роспись с указанием даты и времени передачи, который в течение 5 минут вносит на рассмотрение Президента.

В случае нахождения Президента в регионах республики или за ее пределами сотрудник канцелярии, ответственный за формирование почты Президента, в течение 10 минут сообщает о поступлении документов с категорией срочности "Вне очереди. Кризисное реагирование ОДКБ" помощнику Президента или заменяющему его лицу по телефону или посредством любого иного вида связи.

Далее помощник Президента или заменяющее его лицо в течение 10 минут докладывает главе государства о поступлении вышеназванных документов.

13. Документы информационно-справочного характера, ответы на запросы руководства Аппарата Президента, структурных подразделений после регистрации в секторе делопроизводства и контроля канцелярии передаются непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

14. Законы Кыргызской Республики, принятые Жогорку Кенешем Кыргызской Республики (далее - Жогорку Кенеш) и направленные Президенту для подписания, а также проекты законов, инициированные депутатами Жогорку Кенеша и поступившие в Аппарат Президента, передаются в отдел правового обеспечения.

15. Ратификационные грамоты и грамоты о присоединении к международным соглашениям вносятся Министерством иностранных дел Кыргызской Республики на официальном и при необходимости английском языках в 2 экземплярах с пояснительной запиской.

16. Проекты международных договоров вносятся на рассмотрение Президента на государственном и официальном языках, а при необходимости - на английском языке или на языке страны, являющейся стороной в договоре, согласованные с заинтересованными государственными органами.

17. Обращения, оформленные на бланке, или с печатью организации, содержащие просьбу о личном приеме, регистрируются в секторе делопроизводства и контроля канцелярии и передаются в отдел по работе с обращениями граждан для дальнейшей проработки.

18. Передача документов из одного структурного подразделения в другой осуществляется по согласованию между их руководителями или по указанию Руководителя Аппарата, его заместителей только через канцелярию.

19. Документы, направляемые в адрес государственных и негосударственных органов, должностных лиц, относящиеся к служебной переписке, а также имеющие оперативный, технический или организационно-процедурный характер, подписываются руководителями структурных подразделений по вопросам, отнесенным к их компетенции.

20. При уходе сотрудника Аппарата Президента в отпуск, выезде в командировку продолжительностью более 5 рабочих дней, нахождении на длительном лечении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются замещающему его сотруднику.

21. При освобождении или перемещении сотрудника все находящиеся у него на исполнении документы передаются вновь назначенному сотруднику (или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения) с обязательным участием представителя канцелярии и отдела по работе с обращениями граждан с последующим проставлением отметки в обходном листе.

22. Строго запрещается передавать в другие органы, организации Кыргызской Республики или другой страны, иным лицам копии законов Кыргызской Республики, указов и распоряжений Президента, иных решений руководства Аппарата Президента и документов без письменного согласия заведующего канцелярией и соответствующего оформления.

23. Документы (поручение, служебная записка, информация, отчет и т.д.), подготавливаемые структурными подразделениями на имя Президента, руководства Аппарата Президента, передаются Президенту, руководству Аппарата Президента через канцелярию в порядке и сроки, установленные настоящим Регламентом.

Документы на имя Президента предварительно согласовываются с руководством Аппарата Президента.

24. Допускается передача документов по вопросам, требующим незамедлительного решения, структурными подразделениями Президенту с последующим информированием Руководителя Аппарата Президента.

25. Почта Президента формируется ежедневно в рабочие дни к 11.00 и 16.00 часам. Корреспонденция, направляемая Президенту структурными подразделениями, вносится в канцелярию до 10.30 и 15.30 часов.

Почта Президента передается канцелярией помощнику Президента или заменяющему его лицу по реестру под роспись.

26. Почта Руководителя Аппарата Президента формируется ежедневно в рабочие дни к 10.00 и 15.00 часам.

27. Почта Руководителя Аппарата и его заместителей передается канцелярией соответственно помощникам или лицам, их заменяющим, или специалистам группы по обеспечению деятельности Аппарата Президента, закрепленным за приемными, которые расписываются за получение документов в реестре или регистрационной карточке с указанием даты и времени получения и несут за них ответственность.

28. Документы, направляемые в адрес Президента, Руководителя Аппарата Президента и его заместителей, должны быть изложены по существу вопроса, лаконично, содержательно, оформлены на белой бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный междустрочный интервал, подписаны исполнителем и датированы. При этом левое и правое поля должны составлять 3 см, верхнее и нижнее - 2 см. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в правом углу нижнего колонтитула. К служебным запискам, направляемым в адрес Президента, руководства Аппарата Президента, должны быть в обязательном порядке приложены соответствующие первичные материалы.

29. Тексты выступлений, докладов, информационно-аналитические справки, программы и другие материалы, подготовленные для встреч, визитов и иных мероприятий, планируемых к проведению с участием Президента, руководства Аппарата Президента, направляются Президенту, руководству Аппарата Президента не позднее 7 рабочих дней до даты мероприятия, а окончательно доработанные материалы - не позднее 3 рабочих дней до даты мероприятия после регистрации в канцелярии.

Согласованные, утвержденные, подписанные документы и материалы направляются в соответствии с листом рассылки, оформленным исполнителем ответственного структурного подразделения.

Тексты поздравлений от имени Президента к праздничным и памятным дням, профессиональным праздникам, юбилеям вносятся руководству Аппарата Президента на согласование ответственными структурными подразделениями не позднее 7 рабочих дней до отмечаемой даты.

Тексты выступлений, докладов, поздравлений должны быть оформлены на белой бумаге формата А4 шрифтом Arial размером 16 через полуторный междустрочный интервал, при этом левое и правое поля должны составлять 3 см, верхнее и нижнее - 2 см.

30. В случае если во время проведения встреч, визитов и других мероприятий с участием Президента были даны какие-либо поручения, ответственные структурные подразделения в месячный срок или в сроки, установленные в планах мероприятий по реализации данных поручений, представляют на имя Президента информацию о результатах их исполнения.

31. Предложения для включения в план работы Президента на следующую неделю представляются структурными подразделениями в отдел государственного и территориального управления и кадровой работы до 12.00 часов среды текущей недели и до 17.00 часов четверга проект плана передается канцелярией на утверждение Президенту.

Предложения для включения в план работы Президента на следующий месяц структурные подразделения вносят в отдел государственного и территориального управления и кадровой работы до 12.00 часов 20 числа текущего месяца и не позднее 12.00 часов 22 числа текущего месяца проект плана вносится на утверждение Президенту.

32. Документы, предназначенные для отправки (исходящая корреспонденция), оформляются в соответствии с Образцами оформления служебных документов, утвержденными первым заместителем Руководителя Аппарата Президента. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня, срочные документы - незамедлительно. Документы при доставке адресатам вручаются по реестру под роспись с указанием фамилии и инициалов, даты и времени.

33. Формирование, регистрация и доставка исходящей корреспонденции осуществляется канцелярией два раза в день (в 9:00 и 14:00 часов). Исходящая корреспонденция, направляемая в регионы, передается почтовой, фельдъегерской и специальной связью.

34. К отправке факсом принимаются документы, оформленные надлежащим образом (документ должен быть подписан, иметь исходящий номер и дату). После отправки и отметки в журнале документ передается в канцелярию для дальнейшей доставки адресату.

35. Разрешение на отправку материалов факсом дается заведующим канцелярией или его заместителем.

35-1. При отправке документов (материалов) факсом, сканировании и снятии копий документов с использованием факсовых аппаратов и многофункциональных устройств, закрепленных за структурными подразделениями, исполнителем обязательно производится отметка в соответствующих журналах учета.

Журналы должны быть прошнурованы, пронумерованы и подписаны ответственным за их ведение сотрудником.

Все графы в журналах должны заполняться, пропуски и помарки недопустимы.

(В редакции распоряжения Руководителя Аппарата Президента КР от 11 октября 2018 года № 293)

36. Номенклатура дел составляется канцелярией по установленной форме с учетом предложений структурных подразделений, согласовывается с Архивом Президента Кыргызской Республики (далее - Архив Президента), утверждается руководством Аппарата Президента.

По мере необходимости номенклатура дел и индексы структурных подразделений могут изменяться полностью или частично.

37. Копировально-множительные работы в Аппарате Президента обеспечиваются Управлением делами Президента и Правительства Кыргызской Республики (далее - Управление делами).

3. Порядок подготовки и внесения проектов актов Президента

38. Проекты актов Президента, подготовленные государственными органами, перед их внесением в Аппарат Президента подлежат в обязательном порядке согласованию с Министерством юстиции Кыргызской Республики, по вопросам, предусматривающим сокращение доходов или увеличение расходов государства, - с Министерством финансов Кыргызской Республики, с другими государственными органами, если в проектах содержатся нормы, касающиеся их компетенции.

39. Проект указа Президента об официальном толковании (разъяснении) принятого ранее указа вносится в Аппарат Президента государственным органом, разработавшим проект указа Президента, содержание которого нуждается в толковании (разъяснении).

40. Проекты актов Президента представляются в Аппарат Президента на государственном и официальном языках, на бумажном и электронном носителях.

41. К проекту акта Президента прилагаются сопроводительное письмо, справка-обоснование на государственном и официальном языках, подписанная руководителем государственного органа-разработчика, сравнительная таблица в случае внесения изменений или изложения в новой редакции.

42. Проект акта Президента, справка-обоснование и листы согласования должны иметь идентичные заголовки и оформлены на белой бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный междустрочный интервал с отступом 1,25 см первой строки в абзаце. Верхнее поле проекта акта устанавливается границами бланка. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см, при этом левое и правое поля должны составлять 3 см, нижнее - 2 см.

43. Проекты актов Президента, внесенные в Аппарат Президента с нарушением требований настоящего Регламента, подлежат возврату без рассмотрения канцелярией, структурными подразделениями с возможным последующим внесением доработанного проекта акта в установленном порядке.

44. Проекты актов Президента подготавливаются структурными подразделениями на государственном и официальном языках, визируются исполнителем, руководителем ответственного структурного подразделения, заведующим сектором выпуска актов канцелярии, заведующим канцелярией, заинтересованными структурными подразделениями, заведующим и при необходимости экспертом отдела правового обеспечения, осуществляющим систематизацию законодательства, при необходимости советником Президента, курирующим заместителем Руководителя Аппарата Президента, первым заместителем Руководителя Аппарата, Руководителем Аппарата Президента.

Визы проставляются на оборотной стороне последней страницы проекта акта на государственном языке.

В случае необходимости проект акта Президента согласовывается с Управлением делами. Проекты, затрагивающие финансовые вопросы, подлежат обязательному согласованию с отделом финансово-экономического анализа и мониторинга развития.

Проект акта Президента и приложения к нему в обязательном порядке полистно парафируются на оборотной стороне в нижнем левом углу:

- на государственном языке - сотрудником сектора выпуска актов канцелярии, осуществившим перевод проекта акта на государственный язык или проводившим экспертизу на предмет соответствия проекта акта государственному языку, исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения;

- на официальном языке - сотрудником сектора делопроизводства и контроля канцелярии, проводившим экспертизу на предмет соответствия проекта акта официальному языку, исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения, заведующим и экспертом отдела правового обеспечения, осуществляющим систематизацию законодательства, за исключением актов Президента о приеме (выходе) в (из) гражданство Кыргызской Республики, помиловании, награждении государственными наградами.

Экспертиза проекта акта Президента в канцелярии осуществляется после проведения правовой экспертизы.

Далее исполнителем проект акта Президента с приложенным пакетом документов передается через канцелярию на подпись Президенту.

45. В справке-обосновании, содержащей краткое изложение существа проекта акта Президента, указывается основание разработки проекта, принимались ли ранее решения Президента по данному вопросу, как они выполнены, что решается во вносимом проекте и с какими государственными органами он согласован.

В случае если имеются замечания (предложения) государственных органов, структурных подразделений Аппарата Президента, отмечаются действия исполнителя на соответствующие замечания с приведением краткого комментария или обоснования по принятому решению.

Справка-обоснование в обязательном порядке подписывается руководителем ответственного структурного подразделения.

46. К проектам актов Президента, вносимым секретариатами комиссий при Президенте Кыргызской Республики, прикладываются протоколы заседаний комиссий, оформленные в соответствии с пунктом 63 настоящего Регламента.

47. Проекты актов Президента оформляются соответствующим структурным подразделением и вносятся на подпись Президенту в следующие сроки с даты их регистрации:

- проект Указа Президента - не более 10 рабочих дней;

- проект распоряжения Президента - не более 7 рабочих дней.

Продление указанных сроков допускается только по согласованию с руководством Аппарата Президента.

48. Экспертиза проектов актов Президента в структурных подразделениях проводится в срок до 3 рабочих дней. При необходимости установленные сроки продлеваются по предложению руководителей структурных подразделений Руководителем Аппарата Президента либо его заместителями.

49. Редактирование проектов актов Президента осуществляется канцелярией из расчета 18-20 печатных страниц в день, перевод проектов актов на государственный язык - из расчета 8-10 печатных страниц в день.

50. Со дня внесения проектов актов Президента на подпись Президенту и руководству Аппарата Президента сроки их подготовки к выпуску приостанавливаются.

4. Порядок подготовки и внесения проектов распоряжений Руководителя Аппарата Президента

51. Проекты распоряжений Руководителя Аппарата Президента подготавливаются соответствующими структурными подразделениями или государственными органами на государственном и официальном языках, визируются исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения, заведующим сектором выпуска актов канцелярии, заведующим канцелярией, заинтересованными структурными подразделениями, заведующим отделом правового обеспечения, курирующим заместителем Руководителя Аппарата Президента, первым заместителем Руководителя Аппарата путем проставления виз на оборотной стороне последней страницы проекта на государственном языке.

В случае необходимости проект распоряжения согласовывается с Управлением делами. Проекты, затрагивающие финансовые вопросы, подлежат обязательному согласованию с отделом финансово-экономического анализа и мониторинга развития.

Проект распоряжения и приложения к нему в обязательном порядке полистно парафируются на оборотной стороне в нижнем левом углу:

- на государственном языке - сотрудником сектора выпуска актов канцелярии, осуществившим перевод проекта распоряжения на государственный язык или проводившим экспертизу на предмет соответствия проекта распоряжения государственному языку, исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения;

- на официальном языке - сотрудником сектора делопроизводства и контроля канцелярии, проводившим экспертизу на предмет соответствия проекта распоряжения официальному языку, исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения, заведующим и экспертом отдела правового обеспечения, осуществляющим систематизацию законодательства.

Далее исполнителем проект распоряжения с приложенным пакетом документов передается через канцелярию на подпись Руководителю Аппарата Президента.

52. К проекту распоряжения прилагается справка-обоснование на государственном и официальном языках, подписанная руководителем ответственного структурного подразделения, в которой излагается основание разработки проекта, в случае внесения изменений или изложения в новой редакции - сравнительная таблица действующей и предлагаемой редакции.

53. Проект распоряжения должен быть оформлен на белой бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный междустрочный интервал с отступом 1,25 см первой строки в абзаце. Верхнее поле проекта распоряжения устанавливается границами бланка. При оформлении проекта-распоряжения на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см, при этом левое и правое поля должны составлять 3 см, нижнее - 2 см.

5. Порядок рассмотрения законов, поступивших Президенту для подписания

54. Письма Торага Жогорку Кенеша Кыргызской Республики о направлении Президенту для подписания конституционных законов и законов Кыргызской Республики (далее - законы), принятых Жогорку Кенешем, регистрируются сектором делопроизводства и контроля канцелярии и передаются в отдел правового обеспечения с приложенными к ним законами на государственном и официальном языках.

55. Отдел правового обеспечения проводит правовую экспертизу законов, принятых Жогорку Кенешем, по результатам которой вносит их на подпись Президенту либо готовит проект возражения к ним.

При этом законы о республиканском бюджете, налогах и внесении изменений в Конституцию Кыргызской Республики, поступившие на подпись Президенту, подлежат внесению на подпись Президенту без проведения экспертизы.

56. Законы (за исключением законов о республиканском бюджете, налогах и о внесении изменений в Конституцию Кыргызской Республики), поступившие Президенту для подписания, направляются отделом правового обеспечения для получения мнения относительно возможности подписания законов в соответствующие структурные подразделения Аппарата Президента, Аппарат Правительства Кыргызской Республики и при необходимости в министерства и ведомства с установлением срока не более 10 дней, в бумажной или электронной форме.

При этом законы о ратификации (денонсации) международных договоров Кыргызской Республики, в случае принятия их Жогорку Кенешем по инициативе Правительства Кыргызской Республики, в редакции, внесенной инициатором, а также законы, принятые после возражения Президента в согласованной редакции, выработанной согласительной группой с участием представителей Президента, направляются только в соответствующие профильные структурные подразделения Аппарата Президента и при необходимости в уполномоченный государственный орган, в компетенцию которого входят вопросы, регулируемые данными законами.

При отсутствии замечаний и/или предложений к закону, поступившему на подпись Президенту, канцелярией проводится лингвистическая экспертиза закона на государственном и официальном языках.

В случае выявления при проведении лингвистической экспертизы несоответствий в тексте закона на государственном и/или официальном языках отдел правового обеспечения при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями Аппарата Жогорку Кенеша устраняет их в рабочем порядке.

Далее закон с приложенными к нему заключением и служебной запиской отдела правового обеспечения, согласованной с Руководителем Аппарата Президента, вносится Президенту для подписания.

57. При наличии оснований отделом правового обеспечения готовится проект возражения Президента (оформляется в виде письма Президента) и вносится на подпись Президенту с приложением к нему заключения и служебной записки, согласованной с Руководителем Аппарата Президента.

58. При наличии замечаний и/или предложений непринципиального характера к закону, поступившему Президенту для подписания, отделом правового обеспечения готовится заключение, которое поручением Президента направляется в государственный орган, инициировавший законопроект. При этом закон вносится на подпись Президенту с приложением к нему заключения и служебной записки о возможности подписания закона, согласованной с Руководителем Аппарата Президента.

59. При несогласии Жогорку Кенеша с возражениями Президента к закону и повторном принятии закона в ранее принятой редакции большинством не менее двух третей голосов от общего числа депутатов Жогорку Кенеша такой закон вносится на подпись Президенту без проведения правовой экспертизы в течение 14 дней со дня регистрации в секторе делопроизводства и контроля канцелярии.

6. Порядок подготовки протоколов совещаний, заседаний, проводимых Президентом, руководством Аппарата Президента

60. Протоколы совещаний, заседаний, проводимых Президентом, руководством Аппарата Президента, готовятся соответствующими структурными подразделениями на государственном и официальном языках по вопросам, относящимся к их компетенции, и редактируются канцелярией.

Протоколы аппаратных совещаний у Руководителя Аппарата Президента оформляются канцелярией.

61. Протокол подписывается лицом, проводившим совещание, заседание, после парафирования полистно исполнителем, руководителем ответственного структурного подразделения и сотрудниками канцелярии.

Отделом правового обеспечения протоколы визируются только в том случае, если в его пункты включены вопросы, относящиеся к его компетенции.

62. Протоколы совещаний, заседаний, проводимых Президентом, руководством Аппарата Президента, подлежат обязательной регистрации в секторе выпуска актов канцелярии, с указанием даты проведения, порядкового номера, и рассылке. Оригиналы протоколов с прилагаемыми материалами хранятся в текущем архиве канцелярии.

В случае если протоколы подписаны или внесены на регистрацию в конце рабочего дня, то допускается их регистрация на следующий рабочий день.

63. Протоколы заседаний комиссий при Президенте после подписания членами комиссий прошиваются, пронумеровываются и заверяются печатью канцелярии. При этом каждый лист протоколов с оборотной стороны подлежит парафированию ответственными секретарями комиссий.

64. Для организации совещаний, заседаний ответственное структурное подразделение в обязательном порядке:

- направляет за подписью руководителя структурного подразделения служебную записку в Управление делами об обеспечении микрофонами, необходимым оборудованием для демонстрации презентации, осуществления аудиозаписи, стенограммы и др.;

- осуществляет подготовку кувертов с указанием фамилии, имени и отчества участников;

- формирует окончательный список приглашенных лиц, согласованный с инспектором режимно-секретной работы, для передачи на соответствующие посты административного здания Жогорку Кенеша;

- приглашает сотрудника сектора протокола отдела внешней политики для рассадки участников (кроме заседаний комиссий при Президенте).

65. Аудиозапись совещаний, заседаний, проводимых Президентом, согласовывается с сотрудниками 9-й Службы Государственного комитета национальной безопасности Кыргызской Республики (далее - ГКНБ).

Аудиозапись выдается только сотрудникам структурного подразделения, ответственного за проведение совещания, заседания, с отметкой в журнале учета аудиозаписей.

Аудиозапись хранится один месяц с даты проведения совещания, заседания на жестких дисках переносных компьютеров (ноутбуков) и по истечении указанного срока удаляется по акту. Аудиозапись удаляется в присутствии сотрудника 9-й Службы ГКНБ, который расписывается в акте.

66. Данный порядок применяется при подготовке протоколов совещаний, проводимых руководителями структурных подразделений.

7. Порядок регистрации и рассылки актов

67. Конституционные законы, кодексы, законы, указы и распоряжения Президента, распоряжения Руководителя Аппарата Президента подлежат обязательной регистрации в день подписания в секторе выпуска актов канцелярии с указанием даты и порядкового номера.

В случае если конституционные законы, кодексы, законы, указы и распоряжения Президента, распоряжения Руководителя Аппарата Президента подписаны и внесены на регистрацию в конце рабочего дня, то допускается их регистрация на следующий рабочий день.

68. Рассылка законов, актов Президента, Руководителя Аппарата Президента осуществляется согласно листу рассылки, заполняемому в соответствии с пунктом 69 настоящего Регламента и подписываемому руководителем ответственного структурного подразделения.

69. Нормативные правовые акты подлежат обязательному включению в лист рассылки в следующие органы и структурные подразделения Аппарата Президента: Министерство юстиции Кыргызской Республики, Верховный суд Кыргызской Республики, Конституционная палата Верховного суда Кыргызской Республики, Генеральная прокуратура Кыргызской Республики, Аппарат Правительства Кыргызской Республики, Аппарат Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, отделы информационной политики и правового обеспечения.

Рассылка актов с грифом "Секретно" или "ДСП" осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Акты Президента, Руководителя Аппарата Президента ненормативного характера направляются в соответствующие органы, определенные ответственным структурным подразделением.

Законы, указы и распоряжения Президента, подлежащие опубликованию, передаются в газету "Эркин Тоо".

70. Контроль за обязательным включением органов, указанных в пункте 69 настоящего Регламента, в лист рассылки осуществляет сектор выпуска актов канцелярии.

71. Копии законов, актов Президента на бумажном носителе направляются в Министерство юстиции Кыргызской Республики в двух экземплярах на государственном и официальном языках канцелярией.

Нормативные правовые акты Президента одновременно с бумажными носителями направляются в Министерство юстиции Кыргызской Республики по электронной почте в формате "Microsoft Word" на государственном и официальном языках на адрес "Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра." ответственным структурным подразделением.

При пересылке нормативных правовых актов Президента по электронной почте в поле "Subject" ("Предмет", "Тема") указываются реквизиты нормативного правового акта.

(В редакции распоряжения Руководителя Аппарата Президента КР от 17 июля 2017 года № 213)

8. Порядок осуществления контроля исполнения актов, иных решений и поручений

72. Контролю подлежат указы, распоряжения, иные решения и поручения Президента, а также распоряжения и поручения Руководителя Аппарата Президента и поручения его заместителей.

Поручения Президента, руководства Аппарата Президента оформляются в виде резолюций, проставленных на документе либо оформленных на соответствующем бланке.

Контроль за своевременным исполнением актов, решений, протокольных и иных поручений Президента, руководства Аппарата Президента осуществляется структурными подразделениями по линии курирования, независимо от того, какое подразделение их готовило.

Все поручения Президента и руководства Аппарата Президента исполняются структурными подразделениями в месячный срок, если не указан иной. При этом если в поручении указано "весьма срочно", поручение подлежит исполнению в срок до 2 рабочих дней, если указано "срочно" - до 3 рабочих дней, если "оперативно" или "в кратчайший срок" - до 10 рабочих дней.

73. Право отменять, приостанавливать исполнение поручений, продлевать срок их исполнения, снимать с контроля имеет только автор резолюции либо лицо, замещающее его на период отсутствия.

Решение отменять, приостанавливать исполнение поручений Президента, продлевать срок их исполнения и снимать с контроля принимает Президент либо Руководитель Аппарата Президента.

Если в ходе исполнения поручений возникли обстоятельства, препятствующие их надлежащему исполнению в установленный срок, руководитель структурного подразделения представляет на имя автора резолюции информацию с указанием причин, препятствующих их своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения их исполнения, и предложений о продлении срока исполнения до истечения установленного срока.

74. Если поручение дано одновременно нескольким структурным подразделениям, то ответственность за исполнение возлагается на то структурное подразделение, которое указано первым в резолюции. Данное структурное подразделение наделяется правом осуществлять координацию деятельности, давать поручения и запрашивать информацию у других структурных подразделений, указанных в поручении, а также сообщать руководству Аппарата Президента о структурных подразделениях, государственных органах и органах местного самоуправления, не выполнивших в установленные сроки задания, не представивших информацию в установленные сроки или о некачественном исполнении поручений.

75. Документы, адресованные в структурные подразделения и требующие решения или ответа без установленных сроков, исполняются в месячный срок.

76. Поручение или документ считается исполненным и снимается с контроля, если по нему принято решение, представлена необходимая информация, дан ответ адресату (в том числе за подписью руководителя структурного подразделения) или на основании служебной записки структурного подразделения об исполнении с резолюцией руководства Аппарата Президента о снятии с контроля.

77. Исполненный документ со всеми первичными накопительными материалами с резолюцией о снятии с контроля или отметкой "В дело" передается в сектор делопроизводства и контроля канцелярии.

78. Канцелярия еженедельно представляет информацию Руководителю Аппарата Президента и его заместителям о состоянии исполнительской дисциплины.

9. Порядок рассмотрения обращений граждан и контроля за их исполнением

79. Индивидуальные и коллективные заявления, обращения, жалобы граждан (далее - обращения граждан) рассматриваются в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан".

80. Обращения граждан, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения через Общественную приемную Президента, а также результаты их рассмотрения регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан с последующим внесением соответствующих данных в АСКИД.

В письменном (электронном) обращении в обязательном порядке указывается адресат либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество (при наличии), контактный телефон (домашний, мобильный или рабочий), адрес проживания заявителя, суть обращения.

Заявление, жалоба гражданина должны быть обоснованными. В случае необходимости к ним прилагаются документы, подтверждающие доводы гражданина.

Допускается прикладывать к электронному обращению копии, в том числе отсканированные, электронных документов, адреса в сети Интернет, по которым размещены электронные файлы (электронные документы, фото- и видеоматериалы).

В течение 3 рабочих дней после получения электронного обращения гражданину направляется электронное сообщение-уведомление о принятии его обращения к рассмотрению с указанием даты и времени поступления, присвоенного входящего номера и соответствующих справочных телефонов или об отказе в рассмотрении с обоснованием причин отказа. Далее электронное обращение распечатывается и рассматривается в установленном законом порядке.

В ходе рассмотрения электронного обращения исполнитель вправе уточнять суть обращения путем электронной переписки или по телефону, указанному в обращении.

Помимо электронного ответа гражданину направляется письменный ответ.

81. Обращение в зависимости от содержания докладывается Президенту, Руководителю Аппарата Президента или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей либо направляется государственным органам, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы, для рассмотрения и ответа заявителям.

82. Письменное обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

В случае если текст обращения не поддается прочтению, заявитель приглашается (если фамилия и почтовый адрес заявителя поддаются прочтению) для уточнения и выяснения сути и доводов обращения. Если не удается связаться с заявителем, дальнейшее рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю в письменной форме.

В случае отказа гражданина от своего письменного обращения принимается решение о прекращении по нему производства в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 14 Закона Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан", за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

83. На повторном обращении, в котором автор в течение года затрагивает один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения, а в регистрационной карточке выставляется отметка "повторно"; в случаях если обращение поступало три и более раза, - "многократно". Рассмотрение содержания повторных обращений осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существу данных ему ответов и разъяснений. При получении повторных обращений к ним приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Повторные обращения граждан, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, по которым имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат, о чем сообщается авторам обращений.

84. Обращения граждан, относящиеся к прямой компетенции Жогорку Кенеша, Правительства Кыргызской Республики, министерств, государственных комитетов, административных ведомств, местных государственных администраций, органов местного самоуправления и других учреждений республики, подлежат пересылке с сопроводительным письмом за подписью руководства Аппарата Президента или заведующего отделом по работе с обращениями граждан в течение 5 рабочих дней со дня регистрации.

85. Не допускается направление обращений граждан на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

86. Письменное (электронное) обращение подлежит обязательной регистрации в течение одного рабочего дня с момента поступления и рассмотрению в течение 14 рабочих дней со дня регистрации.

87. В случае если для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки (экспертизы), истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены, но не более чем на 30 календарных дней с уведомлением заявителя в письменной (электронной) форме. Решение об этом принимается автором резолюции или лицом, его замещающим.

88. В случаях, когда рассмотрение обращений поручено нескольким структурным подразделениям, координацию осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Им же готовится справка об итогах рассмотрения, которая подписывается всеми соисполнителями.

89. На обращения граждан, в которых обжалуются судебные решения, даются разъяснения о порядке обжалования данного судебного решения.

90. По итогам рассмотрения обращения заявителю направляется ответ и при необходимости составляется справка, которая визируется исполнителем и подписывается руководителем ответственного структурного подразделения. К справке прилагаются материалы рассмотрения.

91. Обращения считаются рассмотренными, если на поставленные вопросы дан устный или письменный ответ.

Обращение снимается с контроля автором резолюции.

92. Заключение о результатах рассмотрения обращения, отметки о беседе с автором и данном ему ответе могут быть изложены на подлиннике обращения или в справке, полученной от государственных органов, органов местного самоуправления.

По итогам рассмотрения обращения принимается одно из следующих решений:

- о полном или частичном удовлетворении обращения;

- об отказе в удовлетворении обращения;

- о принятии мер по разрешению поставленных вопросов и устранению выявленных нарушений.

Решение по обращению должно быть мотивированным, со ссылкой на конкретные правовые акты, содержать указание о порядке его обжалования.

93. В случае если структурными подразделениями подлинник обращения направлен на дальнейшее рассмотрение в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления с поручением дать ответ авторам обращений, в АСКИД вносится информация об отправке обращения.

94. Авторы обращения имеют право в письменной форме истребовать подлинные документы, за исключением самого обращения.

95. Рассмотренные обращения граждан со всеми материалами должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями граждан.

96. Общественная приемная Президента работает с 10.00 до 17.00 часов в рабочие дни, при необходимости распорядок ее работы может быть изменен.

97. В Общественной приемной Президента ведутся регистрация, учет и оформление устных и письменных обращений граждан.

98. Прием граждан по личным вопросам осуществляется Руководителем Аппарата Президента, его заместителями, руководителями и сотрудниками структурных подразделений согласно графику, утвержденному Руководителем Аппарата Президента.

99. В случае если поставленные гражданином вопросы не входят в компетенцию Президента, Аппарата Президента, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие государственные органы.

100. В случае если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

101. Анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письменных обращениях и на личном приеме, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан, который периодически информирует Президента, Руководителя Аппарата Президента о количестве и характере обращений, а также с согласия руководства Аппарата Президента опубликовывает аналитические записки в средствах массовой информации.

102. По истечении календарного года все материалы проверок обращений формируются в дела и хранятся в текущем архиве отдела по работе с обращениями граждан в течение пяти лет, после чего уничтожаются или передаются в Архив Президента в соответствии с номенклатурой дел.

Материалы проверок обращений из текущего архива выдаются сотрудникам структурных подразделений под роспись в карточке учета документов с согласия заведующего отделом по работе с обращениями граждан.

10. Порядок передачи документов в текущий архив

103. Исполненные и законченные делопроизводством документы в течение 10 рабочих дней в установленном порядке передаются структурными подразделениями в канцелярию для формирования их в дела и дальнейшего хранения в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики".

104. Документы для формирования дел передаются с визой исполнителя структурного подразделения с отметкой на лицевой стороне документа "В дело", с указанием количества листов и даты списания.

Не допускается передача на хранение неисполненных и не снятых с контроля документов.

105. К документам на списание прилагается подписанная руководителем структурного подразделения/заместителем руководителя опись передаваемых на хранение документов в 2 экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, второй экземпляр хранится с переданными документами.

Документы формируются согласно номенклатуре дел структурных подразделений и при наличии оригиналов всех документов (поручения руководства, переписка с государственными органами, служебные записки, ответы Аппарата Президента и т.д.).

В случае неправильного оформления или неполноты пакета документов, передаваемых на хранение, все документы возвращаются в структурное подразделение для укомплектования.

Хранение переданных документов осуществляется согласно номенклатуре дел каждого структурного подразделения.

106. Ответственность за полноту пакета документов, передаваемых на хранение в канцелярию, несут сотрудники и руководитель структурного подразделения.

107. Канцелярия, при наличии всех передаваемых согласно описи документов, оформляет дела и осуществляет ввод данных в АСКИД о передаче документов на хранение в текущий архив канцелярии с указанием номера дела и даты списания.

108. Документы в текущем архиве канцелярии хранятся в течение 3 лет, по истечении которых они передаются на хранение в Архив Президента. Снятие копий с архивных документов, находящихся в текущем архиве канцелярии, а также ознакомление с ними допускается с согласия заведующего канцелярией. Снятие копий с архивных документов Аппарата Президента, находящихся на хранении в Архиве Президента, а также ознакомление с ними допускается с письменного согласия Руководителя Аппарата Президента или его заместителей, а также по письменному обращению руководителей структурных подразделений.

11. Ответственность за несоблюдение настоящего Регламента

109. Несоблюдение требований настоящего Регламента влечет дисциплинарную ответственность, налагаемую в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

 

Приложение

 

 

 

Утвержден
распоряжением Руководителя Аппарата Президента Кыргызской Республики
от 29 июня 2017 года № 194

РЕГЛАМЕНТ
работы с документами в Аппарате Президента Кыргызской Республики

(В редакции распоряжений Руководителя Аппарата Президента КР от 17 июля 2017 года № 213, 11 октября 2018 года № 293)

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент работы с документами в Аппарате Президента Кыргызской Республики (далее - Регламент) устанавливает порядок работы с документами и основные требования документационного обеспечения деятельности Президента Кыргызской Республики (далее - Президент) и Аппарата Президента Кыргызской Республики (далее - Аппарат Президента).

2. Ответственность за организацию и состояние работы с документами, своевременное и надлежащее исполнение поручений, качественную подготовку материалов, а также учет и сохранность документов в структурных подразделениях Аппарата Президента (далее - структурные подразделения) возлагается на руководителей структурных подразделений.

3. Переписка с органами, организациями и гражданами Кыргызской Республики ведется на государственном и официальном языках.

4. Проекты актов Президента, обращения государственных органов, органов местного самоуправления, юридических лиц и граждан направляются в Аппарат Президента только по вопросам, относящимся к полномочиям Президента.

Проекты актов Президента и другие документы вносятся на рассмотрение Президенту и руководства Аппарата Президента за подписью руководителей государственных органов, органов местного самоуправления, а в случае их отсутствия - лиц, исполняющих их обязанности.

5. Подведомственные, территориальные и структурные подразделения государственных органов, учреждения, организации находящиеся в их ведении, обращаются в адрес Президента и Аппарата Президента через вышестоящий государственный орган.

6. Документы, внесенные с нарушением требований настоящего Регламента, подлежат возврату.

2. Порядок работы с документами

7. Служебные документы (входящая, исходящая, внутренняя корреспонденция) несекретного характера и имеющие гриф "Для служебного пользования" подлежат обязательной регистрации в секторе делопроизводства и контроля канцелярии посредством автоматизированной системы контроля исполнения документов (далее - АСКИД).

Работа с корреспонденцией, имеющей гриф "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с Положением о порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, утвержденным постановлением Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Положения о порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования" от 7 мая 2013 года № 255.

Секретная корреспонденция обрабатывается инспектором режимно-секретной работы.

8. Документы, направляемые в Аппарат Президента, оформляются в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики "О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике" от 23 июля 2012 года № 517.

На документе обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений - ссылка на регистрационный номер канцелярии.

9. Распределение входящей корреспонденции осуществляется ежедневно в соответствии с положениями о структурных подразделениях по компетенции или с учетом направлений деятельности, курируемых ими государственных органов и учреждений.

10. Документы, требующие принятия неотложных мер, оперативно докладываются заведующим канцелярией или руководителем структурного подразделения Руководителю Аппарата Президента или его заместителям.

11. Документы, поступившие на имя Президента, руководства Аппарата Президента или в адрес структурных подразделений, после регистрации в секторе делопроизводства и контроля канцелярии передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение.

В течение 3 рабочих дней исполнителями проводится работа по подготовке конкретных предложений или проектов поручений руководителей структурных подразделений. При необходимости подготавливаются проекты поручений Президента, руководства Аппарата Президента и вносятся соответственно на рассмотрение (подписание) через канцелярию.

Проекты поручений в обязательном порядке визируются исполнителем, руководителем ответственного структурного подразделения.

В случаях, когда документ требует дополнительного изучения, срок подготовки поручения продлевается до 10 рабочих дней Руководителем Аппарата Президента или одним из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей на основании мотивированной служебной записки ответственного структурного подразделения.

12. Документы, поступающие с категорией срочности "Вне очереди. Кризисное реагирование ОДКБ", не позднее 15 минут с момента получения регистрируются в секторе делопроизводства и контроля канцелярии с указанием даты, и времени поступления. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

Зарегистрированные документы с категорией срочности "Вне очереди. Кризисное реагирование ОДКБ" в течение 10 минут передаются сотруднику канцелярии, ответственному за формирование почты Президента, под роспись, с указанием даты и времени передачи.

Зарегистрированные документы с категорией срочности "Вне очереди. Кризисное реагирование ОДКБ" в течение одного часа передаются помощнику Президента или заменяющему его лицу под роспись с указанием даты и времени передачи, который в течение 5 минут вносит на рассмотрение Президента.

В случае нахождения Президента в регионах республики или за ее пределами сотрудник канцелярии, ответственный за формирование почты Президента, в течение 10 минут сообщает о поступлении документов с категорией срочности "Вне очереди. Кризисное реагирование ОДКБ" помощнику Президента или заменяющему его лицу по телефону или посредством любого иного вида связи.

Далее помощник Президента или заменяющее его лицо в течение 10 минут докладывает главе государства о поступлении вышеназванных документов.

13. Документы информационно-справочного характера, ответы на запросы руководства Аппарата Президента, структурных подразделений после регистрации в секторе делопроизводства и контроля канцелярии передаются непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

14. Законы Кыргызской Республики, принятые Жогорку Кенешем Кыргызской Республики (далее - Жогорку Кенеш) и направленные Президенту для подписания, а также проекты законов, инициированные депутатами Жогорку Кенеша и поступившие в Аппарат Президента, передаются в отдел правового обеспечения.

15. Ратификационные грамоты и грамоты о присоединении к международным соглашениям вносятся Министерством иностранных дел Кыргызской Республики на официальном и при необходимости английском языках в 2 экземплярах с пояснительной запиской.

16. Проекты международных договоров вносятся на рассмотрение Президента на государственном и официальном языках, а при необходимости - на английском языке или на языке страны, являющейся стороной в договоре, согласованные с заинтересованными государственными органами.

17. Обращения, оформленные на бланке, или с печатью организации, содержащие просьбу о личном приеме, регистрируются в секторе делопроизводства и контроля канцелярии и передаются в отдел по работе с обращениями граждан для дальнейшей проработки.

18. Передача документов из одного структурного подразделения в другой осуществляется по согласованию между их руководителями или по указанию Руководителя Аппарата, его заместителей только через канцелярию.

19. Документы, направляемые в адрес государственных и негосударственных органов, должностных лиц, относящиеся к служебной переписке, а также имеющие оперативный, технический или организационно-процедурный характер, подписываются руководителями структурных подразделений по вопросам, отнесенным к их компетенции.

20. При уходе сотрудника Аппарата Президента в отпуск, выезде в командировку продолжительностью более 5 рабочих дней, нахождении на длительном лечении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются замещающему его сотруднику.

21. При освобождении или перемещении сотрудника все находящиеся у него на исполнении документы передаются вновь назначенному сотруднику (или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения) с обязательным участием представителя канцелярии и отдела по работе с обращениями граждан с последующим проставлением отметки в обходном листе.

22. Строго запрещается передавать в другие органы, организации Кыргызской Республики или другой страны, иным лицам копии законов Кыргызской Республики, указов и распоряжений Президента, иных решений руководства Аппарата Президента и документов без письменного согласия заведующего канцелярией и соответствующего оформления.

23. Документы (поручение, служебная записка, информация, отчет и т.д.), подготавливаемые структурными подразделениями на имя Президента, руководства Аппарата Президента, передаются Президенту, руководству Аппарата Президента через канцелярию в порядке и сроки, установленные настоящим Регламентом.

Документы на имя Президента предварительно согласовываются с руководством Аппарата Президента.

24. Допускается передача документов по вопросам, требующим незамедлительного решения, структурными подразделениями Президенту с последующим информированием Руководителя Аппарата Президента.

25. Почта Президента формируется ежедневно в рабочие дни к 11.00 и 16.00 часам. Корреспонденция, направляемая Президенту структурными подразделениями, вносится в канцелярию до 10.30 и 15.30 часов.

Почта Президента передается канцелярией помощнику Президента или заменяющему его лицу по реестру под роспись.

26. Почта Руководителя Аппарата Президента формируется ежедневно в рабочие дни к 10.00 и 15.00 часам.

27. Почта Руководителя Аппарата и его заместителей передается канцелярией соответственно помощникам или лицам, их заменяющим, или специалистам группы по обеспечению деятельности Аппарата Президента, закрепленным за приемными, которые расписываются за получение документов в реестре или регистрационной карточке с указанием даты и времени получения и несут за них ответственность.

28. Документы, направляемые в адрес Президента, Руководителя Аппарата Президента и его заместителей, должны быть изложены по существу вопроса, лаконично, содержательно, оформлены на белой бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный междустрочный интервал, подписаны исполнителем и датированы. При этом левое и правое поля должны составлять 3 см, верхнее и нижнее - 2 см. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в правом углу нижнего колонтитула. К служебным запискам, направляемым в адрес Президента, руководства Аппарата Президента, должны быть в обязательном порядке приложены соответствующие первичные материалы.

29. Тексты выступлений, докладов, информационно-аналитические справки, программы и другие материалы, подготовленные для встреч, визитов и иных мероприятий, планируемых к проведению с участием Президента, руководства Аппарата Президента, направляются Президенту, руководству Аппарата Президента не позднее 7 рабочих дней до даты мероприятия, а окончательно доработанные материалы - не позднее 3 рабочих дней до даты мероприятия после регистрации в канцелярии.

Согласованные, утвержденные, подписанные документы и материалы направляются в соответствии с листом рассылки, оформленным исполнителем ответственного структурного подразделения.

Тексты поздравлений от имени Президента к праздничным и памятным дням, профессиональным праздникам, юбилеям вносятся руководству Аппарата Президента на согласование ответственными структурными подразделениями не позднее 7 рабочих дней до отмечаемой даты.

Тексты выступлений, докладов, поздравлений должны быть оформлены на белой бумаге формата А4 шрифтом Arial размером 16 через полуторный междустрочный интервал, при этом левое и правое поля должны составлять 3 см, верхнее и нижнее - 2 см.

30. В случае если во время проведения встреч, визитов и других мероприятий с участием Президента были даны какие-либо поручения, ответственные структурные подразделения в месячный срок или в сроки, установленные в планах мероприятий по реализации данных поручений, представляют на имя Президента информацию о результатах их исполнения.

31. Предложения для включения в план работы Президента на следующую неделю представляются структурными подразделениями в отдел государственного и территориального управления и кадровой работы до 12.00 часов среды текущей недели и до 17.00 часов четверга проект плана передается канцелярией на утверждение Президенту.

Предложения для включения в план работы Президента на следующий месяц структурные подразделения вносят в отдел государственного и территориального управления и кадровой работы до 12.00 часов 20 числа текущего месяца и не позднее 12.00 часов 22 числа текущего месяца проект плана вносится на утверждение Президенту.

32. Документы, предназначенные для отправки (исходящая корреспонденция), оформляются в соответствии с Образцами оформления служебных документов, утвержденными первым заместителем Руководителя Аппарата Президента. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня, срочные документы - незамедлительно. Документы при доставке адресатам вручаются по реестру под роспись с указанием фамилии и инициалов, даты и времени.

33. Формирование, регистрация и доставка исходящей корреспонденции осуществляется канцелярией два раза в день (в 9:00 и 14:00 часов). Исходящая корреспонденция, направляемая в регионы, передается почтовой, фельдъегерской и специальной связью.

34. К отправке факсом принимаются документы, оформленные надлежащим образом (документ должен быть подписан, иметь исходящий номер и дату). После отправки и отметки в журнале документ передается в канцелярию для дальнейшей доставки адресату.

35. Разрешение на отправку материалов факсом дается заведующим канцелярией или его заместителем.

35-1. При отправке документов (материалов) факсом, сканировании и снятии копий документов с использованием факсовых аппаратов и многофункциональных устройств, закрепленных за структурными подразделениями, исполнителем обязательно производится отметка в соответствующих журналах учета.

Журналы должны быть прошнурованы, пронумерованы и подписаны ответственным за их ведение сотрудником.

Все графы в журналах должны заполняться, пропуски и помарки недопустимы.

(В редакции распоряжения Руководителя Аппарата Президента КР от 11 октября 2018 года № 293)

36. Номенклатура дел составляется канцелярией по установленной форме с учетом предложений структурных подразделений, согласовывается с Архивом Президента Кыргызской Республики (далее - Архив Президента), утверждается руководством Аппарата Президента.

По мере необходимости номенклатура дел и индексы структурных подразделений могут изменяться полностью или частично.

37. Копировально-множительные работы в Аппарате Президента обеспечиваются Управлением делами Президента и Правительства Кыргызской Республики (далее - Управление делами).

3. Порядок подготовки и внесения проектов актов Президента

38. Проекты актов Президента, подготовленные государственными органами, перед их внесением в Аппарат Президента подлежат в обязательном порядке согласованию с Министерством юстиции Кыргызской Республики, по вопросам, предусматривающим сокращение доходов или увеличение расходов государства, - с Министерством финансов Кыргызской Республики, с другими государственными органами, если в проектах содержатся нормы, касающиеся их компетенции.

39. Проект указа Президента об официальном толковании (разъяснении) принятого ранее указа вносится в Аппарат Президента государственным органом, разработавшим проект указа Президента, содержание которого нуждается в толковании (разъяснении).

40. Проекты актов Президента представляются в Аппарат Президента на государственном и официальном языках, на бумажном и электронном носителях.

41. К проекту акта Президента прилагаются сопроводительное письмо, справка-обоснование на государственном и официальном языках, подписанная руководителем государственного органа-разработчика, сравнительная таблица в случае внесения изменений или изложения в новой редакции.

42. Проект акта Президента, справка-обоснование и листы согласования должны иметь идентичные заголовки и оформлены на белой бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный междустрочный интервал с отступом 1,25 см первой строки в абзаце. Верхнее поле проекта акта устанавливается границами бланка. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см, при этом левое и правое поля должны составлять 3 см, нижнее - 2 см.

43. Проекты актов Президента, внесенные в Аппарат Президента с нарушением требований настоящего Регламента, подлежат возврату без рассмотрения канцелярией, структурными подразделениями с возможным последующим внесением доработанного проекта акта в установленном порядке.

44. Проекты актов Президента подготавливаются структурными подразделениями на государственном и официальном языках, визируются исполнителем, руководителем ответственного структурного подразделения, заведующим сектором выпуска актов канцелярии, заведующим канцелярией, заинтересованными структурными подразделениями, заведующим и при необходимости экспертом отдела правового обеспечения, осуществляющим систематизацию законодательства, при необходимости советником Президента, курирующим заместителем Руководителя Аппарата Президента, первым заместителем Руководителя Аппарата, Руководителем Аппарата Президента.

Визы проставляются на оборотной стороне последней страницы проекта акта на государственном языке.

В случае необходимости проект акта Президента согласовывается с Управлением делами. Проекты, затрагивающие финансовые вопросы, подлежат обязательному согласованию с отделом финансово-экономического анализа и мониторинга развития.

Проект акта Президента и приложения к нему в обязательном порядке полистно парафируются на оборотной стороне в нижнем левом углу:

- на государственном языке - сотрудником сектора выпуска актов канцелярии, осуществившим перевод проекта акта на государственный язык или проводившим экспертизу на предмет соответствия проекта акта государственному языку, исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения;

- на официальном языке - сотрудником сектора делопроизводства и контроля канцелярии, проводившим экспертизу на предмет соответствия проекта акта официальному языку, исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения, заведующим и экспертом отдела правового обеспечения, осуществляющим систематизацию законодательства, за исключением актов Президента о приеме (выходе) в (из) гражданство Кыргызской Республики, помиловании, награждении государственными наградами.

Экспертиза проекта акта Президента в канцелярии осуществляется после проведения правовой экспертизы.

Далее исполнителем проект акта Президента с приложенным пакетом документов передается через канцелярию на подпись Президенту.

45. В справке-обосновании, содержащей краткое изложение существа проекта акта Президента, указывается основание разработки проекта, принимались ли ранее решения Президента по данному вопросу, как они выполнены, что решается во вносимом проекте и с какими государственными органами он согласован.

В случае если имеются замечания (предложения) государственных органов, структурных подразделений Аппарата Президента, отмечаются действия исполнителя на соответствующие замечания с приведением краткого комментария или обоснования по принятому решению.

Справка-обоснование в обязательном порядке подписывается руководителем ответственного структурного подразделения.

46. К проектам актов Президента, вносимым секретариатами комиссий при Президенте Кыргызской Республики, прикладываются протоколы заседаний комиссий, оформленные в соответствии с пунктом 63 настоящего Регламента.

47. Проекты актов Президента оформляются соответствующим структурным подразделением и вносятся на подпись Президенту в следующие сроки с даты их регистрации:

- проект Указа Президента - не более 10 рабочих дней;

- проект распоряжения Президента - не более 7 рабочих дней.

Продление указанных сроков допускается только по согласованию с руководством Аппарата Президента.

48. Экспертиза проектов актов Президента в структурных подразделениях проводится в срок до 3 рабочих дней. При необходимости установленные сроки продлеваются по предложению руководителей структурных подразделений Руководителем Аппарата Президента либо его заместителями.

49. Редактирование проектов актов Президента осуществляется канцелярией из расчета 18-20 печатных страниц в день, перевод проектов актов на государственный язык - из расчета 8-10 печатных страниц в день.

50. Со дня внесения проектов актов Президента на подпись Президенту и руководству Аппарата Президента сроки их подготовки к выпуску приостанавливаются.

4. Порядок подготовки и внесения проектов распоряжений Руководителя Аппарата Президента

51. Проекты распоряжений Руководителя Аппарата Президента подготавливаются соответствующими структурными подразделениями или государственными органами на государственном и официальном языках, визируются исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения, заведующим сектором выпуска актов канцелярии, заведующим канцелярией, заинтересованными структурными подразделениями, заведующим отделом правового обеспечения, курирующим заместителем Руководителя Аппарата Президента, первым заместителем Руководителя Аппарата путем проставления виз на оборотной стороне последней страницы проекта на государственном языке.

В случае необходимости проект распоряжения согласовывается с Управлением делами. Проекты, затрагивающие финансовые вопросы, подлежат обязательному согласованию с отделом финансово-экономического анализа и мониторинга развития.

Проект распоряжения и приложения к нему в обязательном порядке полистно парафируются на оборотной стороне в нижнем левом углу:

- на государственном языке - сотрудником сектора выпуска актов канцелярии, осуществившим перевод проекта распоряжения на государственный язык или проводившим экспертизу на предмет соответствия проекта распоряжения государственному языку, исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения;

- на официальном языке - сотрудником сектора делопроизводства и контроля канцелярии, проводившим экспертизу на предмет соответствия проекта распоряжения официальному языку, исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения, заведующим и экспертом отдела правового обеспечения, осуществляющим систематизацию законодательства.

Далее исполнителем проект распоряжения с приложенным пакетом документов передается через канцелярию на подпись Руководителю Аппарата Президента.

52. К проекту распоряжения прилагается справка-обоснование на государственном и официальном языках, подписанная руководителем ответственного структурного подразделения, в которой излагается основание разработки проекта, в случае внесения изменений или изложения в новой редакции - сравнительная таблица действующей и предлагаемой редакции.

53. Проект распоряжения должен быть оформлен на белой бумаге формата А4 шрифтом Times New Roman размером 14 через одинарный междустрочный интервал с отступом 1,25 см первой строки в абзаце. Верхнее поле проекта распоряжения устанавливается границами бланка. При оформлении проекта-распоряжения на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см, при этом левое и правое поля должны составлять 3 см, нижнее - 2 см.

5. Порядок рассмотрения законов, поступивших Президенту для подписания

54. Письма Торага Жогорку Кенеша Кыргызской Республики о направлении Президенту для подписания конституционных законов и законов Кыргызской Республики (далее - законы), принятых Жогорку Кенешем, регистрируются сектором делопроизводства и контроля канцелярии и передаются в отдел правового обеспечения с приложенными к ним законами на государственном и официальном языках.

55. Отдел правового обеспечения проводит правовую экспертизу законов, принятых Жогорку Кенешем, по результатам которой вносит их на подпись Президенту либо готовит проект возражения к ним.

При этом законы о республиканском бюджете, налогах и внесении изменений в Конституцию Кыргызской Республики, поступившие на подпись Президенту, подлежат внесению на подпись Президенту без проведения экспертизы.

56. Законы (за исключением законов о республиканском бюджете, налогах и о внесении изменений в Конституцию Кыргызской Республики), поступившие Президенту для подписания, направляются отделом правового обеспечения для получения мнения относительно возможности подписания законов в соответствующие структурные подразделения Аппарата Президента, Аппарат Правительства Кыргызской Республики и при необходимости в министерства и ведомства с установлением срока не более 10 дней, в бумажной или электронной форме.

При этом законы о ратификации (денонсации) международных договоров Кыргызской Республики, в случае принятия их Жогорку Кенешем по инициативе Правительства Кыргызской Республики, в редакции, внесенной инициатором, а также законы, принятые после возражения Президента в согласованной редакции, выработанной согласительной группой с участием представителей Президента, направляются только в соответствующие профильные структурные подразделения Аппарата Президента и при необходимости в уполномоченный государственный орган, в компетенцию которого входят вопросы, регулируемые данными законами.

При отсутствии замечаний и/или предложений к закону, поступившему на подпись Президенту, канцелярией проводится лингвистическая экспертиза закона на государственном и официальном языках.

В случае выявления при проведении лингвистической экспертизы несоответствий в тексте закона на государственном и/или официальном языках отдел правового обеспечения при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями Аппарата Жогорку Кенеша устраняет их в рабочем порядке.

Далее закон с приложенными к нему заключением и служебной запиской отдела правового обеспечения, согласованной с Руководителем Аппарата Президента, вносится Президенту для подписания.

57. При наличии оснований отделом правового обеспечения готовится проект возражения Президента (оформляется в виде письма Президента) и вносится на подпись Президенту с приложением к нему заключения и служебной записки, согласованной с Руководителем Аппарата Президента.

58. При наличии замечаний и/или предложений непринципиального характера к закону, поступившему Президенту для подписания, отделом правового обеспечения готовится заключение, которое поручением Президента направляется в государственный орган, инициировавший законопроект. При этом закон вносится на подпись Президенту с приложением к нему заключения и служебной записки о возможности подписания закона, согласованной с Руководителем Аппарата Президента.

59. При несогласии Жогорку Кенеша с возражениями Президента к закону и повторном принятии закона в ранее принятой редакции большинством не менее двух третей голосов от общего числа депутатов Жогорку Кенеша такой закон вносится на подпись Президенту без проведения правовой экспертизы в течение 14 дней со дня регистрации в секторе делопроизводства и контроля канцелярии.

6. Порядок подготовки протоколов совещаний, заседаний, проводимых Президентом, руководством Аппарата Президента

60. Протоколы совещаний, заседаний, проводимых Президентом, руководством Аппарата Президента, готовятся соответствующими структурными подразделениями на государственном и официальном языках по вопросам, относящимся к их компетенции, и редактируются канцелярией.

Протоколы аппаратных совещаний у Руководителя Аппарата Президента оформляются канцелярией.

61. Протокол подписывается лицом, проводившим совещание, заседание, после парафирования полистно исполнителем, руководителем ответственного структурного подразделения и сотрудниками канцелярии.

Отделом правового обеспечения протоколы визируются только в том случае, если в его пункты включены вопросы, относящиеся к его компетенции.

62. Протоколы совещаний, заседаний, проводимых Президентом, руководством Аппарата Президента, подлежат обязательной регистрации в секторе выпуска актов канцелярии, с указанием даты проведения, порядкового номера, и рассылке. Оригиналы протоколов с прилагаемыми материалами хранятся в текущем архиве канцелярии.

В случае если протоколы подписаны или внесены на регистрацию в конце рабочего дня, то допускается их регистрация на следующий рабочий день.

63. Протоколы заседаний комиссий при Президенте после подписания членами комиссий прошиваются, пронумеровываются и заверяются печатью канцелярии. При этом каждый лист протоколов с оборотной стороны подлежит парафированию ответственными секретарями комиссий.

64. Для организации совещаний, заседаний ответственное структурное подразделение в обязательном порядке:

- направляет за подписью руководителя структурного подразделения служебную записку в Управление делами об обеспечении микрофонами, необходимым оборудованием для демонстрации презентации, осуществления аудиозаписи, стенограммы и др.;

- осуществляет подготовку кувертов с указанием фамилии, имени и отчества участников;

- формирует окончательный список приглашенных лиц, согласованный с инспектором режимно-секретной работы, для передачи на соответствующие посты административного здания Жогорку Кенеша;

- приглашает сотрудника сектора протокола отдела внешней политики для рассадки участников (кроме заседаний комиссий при Президенте).

65. Аудиозапись совещаний, заседаний, проводимых Президентом, согласовывается с сотрудниками 9-й Службы Государственного комитета национальной безопасности Кыргызской Республики (далее - ГКНБ).

Аудиозапись выдается только сотрудникам структурного подразделения, ответственного за проведение совещания, заседания, с отметкой в журнале учета аудиозаписей.

Аудиозапись хранится один месяц с даты проведения совещания, заседания на жестких дисках переносных компьютеров (ноутбуков) и по истечении указанного срока удаляется по акту. Аудиозапись удаляется в присутствии сотрудника 9-й Службы ГКНБ, который расписывается в акте.

66. Данный порядок применяется при подготовке протоколов совещаний, проводимых руководителями структурных подразделений.

7. Порядок регистрации и рассылки актов

67. Конституционные законы, кодексы, законы, указы и распоряжения Президента, распоряжения Руководителя Аппарата Президента подлежат обязательной регистрации в день подписания в секторе выпуска актов канцелярии с указанием даты и порядкового номера.

В случае если конституционные законы, кодексы, законы, указы и распоряжения Президента, распоряжения Руководителя Аппарата Президента подписаны и внесены на регистрацию в конце рабочего дня, то допускается их регистрация на следующий рабочий день.

68. Рассылка законов, актов Президента, Руководителя Аппарата Президента осуществляется согласно листу рассылки, заполняемому в соответствии с пунктом 69 настоящего Регламента и подписываемому руководителем ответственного структурного подразделения.

69. Нормативные правовые акты подлежат обязательному включению в лист рассылки в следующие органы и структурные подразделения Аппарата Президента: Министерство юстиции Кыргызской Республики, Верховный суд Кыргызской Республики, Конституционная палата Верховного суда Кыргызской Республики, Генеральная прокуратура Кыргызской Республики, Аппарат Правительства Кыргызской Республики, Аппарат Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, отделы информационной политики и правового обеспечения.

Рассылка актов с грифом "Секретно" или "ДСП" осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Акты Президента, Руководителя Аппарата Президента ненормативного характера направляются в соответствующие органы, определенные ответственным структурным подразделением.

Законы, указы и распоряжения Президента, подлежащие опубликованию, передаются в газету "Эркин Тоо".

70. Контроль за обязательным включением органов, указанных в пункте 69 настоящего Регламента, в лист рассылки осуществляет сектор выпуска актов канцелярии.

71. Копии законов, актов Президента на бумажном носителе направляются в Министерство юстиции Кыргызской Республики в двух экземплярах на государственном и официальном языках канцелярией.

Нормативные правовые акты Президента одновременно с бумажными носителями направляются в Министерство юстиции Кыргызской Республики по электронной почте в формате "Microsoft Word" на государственном и официальном языках на адрес "Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра." ответственным структурным подразделением.

При пересылке нормативных правовых актов Президента по электронной почте в поле "Subject" ("Предмет", "Тема") указываются реквизиты нормативного правового акта.

(В редакции распоряжения Руководителя Аппарата Президента КР от 17 июля 2017 года № 213)

8. Порядок осуществления контроля исполнения актов, иных решений и поручений

72. Контролю подлежат указы, распоряжения, иные решения и поручения Президента, а также распоряжения и поручения Руководителя Аппарата Президента и поручения его заместителей.

Поручения Президента, руководства Аппарата Президента оформляются в виде резолюций, проставленных на документе либо оформленных на соответствующем бланке.

Контроль за своевременным исполнением актов, решений, протокольных и иных поручений Президента, руководства Аппарата Президента осуществляется структурными подразделениями по линии курирования, независимо от того, какое подразделение их готовило.

Все поручения Президента и руководства Аппарата Президента исполняются структурными подразделениями в месячный срок, если не указан иной. При этом если в поручении указано "весьма срочно", поручение подлежит исполнению в срок до 2 рабочих дней, если указано "срочно" - до 3 рабочих дней, если "оперативно" или "в кратчайший срок" - до 10 рабочих дней.

73. Право отменять, приостанавливать исполнение поручений, продлевать срок их исполнения, снимать с контроля имеет только автор резолюции либо лицо, замещающее его на период отсутствия.

Решение отменять, приостанавливать исполнение поручений Президента, продлевать срок их исполнения и снимать с контроля принимает Президент либо Руководитель Аппарата Президента.

Если в ходе исполнения поручений возникли обстоятельства, препятствующие их надлежащему исполнению в установленный срок, руководитель структурного подразделения представляет на имя автора резолюции информацию с указанием причин, препятствующих их своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения их исполнения, и предложений о продлении срока исполнения до истечения установленного срока.

74. Если поручение дано одновременно нескольким структурным подразделениям, то ответственность за исполнение возлагается на то структурное подразделение, которое указано первым в резолюции. Данное структурное подразделение наделяется правом осуществлять координацию деятельности, давать поручения и запрашивать информацию у других структурных подразделений, указанных в поручении, а также сообщать руководству Аппарата Президента о структурных подразделениях, государственных органах и органах местного самоуправления, не выполнивших в установленные сроки задания, не представивших информацию в установленные сроки или о некачественном исполнении поручений.

75. Документы, адресованные в структурные подразделения и требующие решения или ответа без установленных сроков, исполняются в месячный срок.

76. Поручение или документ считается исполненным и снимается с контроля, если по нему принято решение, представлена необходимая информация, дан ответ адресату (в том числе за подписью руководителя структурного подразделения) или на основании служебной записки структурного подразделения об исполнении с резолюцией руководства Аппарата Президента о снятии с контроля.

77. Исполненный документ со всеми первичными накопительными материалами с резолюцией о снятии с контроля или отметкой "В дело" передается в сектор делопроизводства и контроля канцелярии.

78. Канцелярия еженедельно представляет информацию Руководителю Аппарата Президента и его заместителям о состоянии исполнительской дисциплины.

9. Порядок рассмотрения обращений граждан и контроля за их исполнением

79. Индивидуальные и коллективные заявления, обращения, жалобы граждан (далее - обращения граждан) рассматриваются в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан".

80. Обращения граждан, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения через Общественную приемную Президента, а также результаты их рассмотрения регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан с последующим внесением соответствующих данных в АСКИД.

В письменном (электронном) обращении в обязательном порядке указывается адресат либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество (при наличии), контактный телефон (домашний, мобильный или рабочий), адрес проживания заявителя, суть обращения.

Заявление, жалоба гражданина должны быть обоснованными. В случае необходимости к ним прилагаются документы, подтверждающие доводы гражданина.

Допускается прикладывать к электронному обращению копии, в том числе отсканированные, электронных документов, адреса в сети Интернет, по которым размещены электронные файлы (электронные документы, фото- и видеоматериалы).

В течение 3 рабочих дней после получения электронного обращения гражданину направляется электронное сообщение-уведомление о принятии его обращения к рассмотрению с указанием даты и времени поступления, присвоенного входящего номера и соответствующих справочных телефонов или об отказе в рассмотрении с обоснованием причин отказа. Далее электронное обращение распечатывается и рассматривается в установленном законом порядке.

В ходе рассмотрения электронного обращения исполнитель вправе уточнять суть обращения путем электронной переписки или по телефону, указанному в обращении.

Помимо электронного ответа гражданину направляется письменный ответ.

81. Обращение в зависимости от содержания докладывается Президенту, Руководителю Аппарата Президента или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей либо направляется государственным органам, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы, для рассмотрения и ответа заявителям.

82. Письменное обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

В случае если текст обращения не поддается прочтению, заявитель приглашается (если фамилия и почтовый адрес заявителя поддаются прочтению) для уточнения и выяснения сути и доводов обращения. Если не удается связаться с заявителем, дальнейшее рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю в письменной форме.

В случае отказа гражданина от своего письменного обращения принимается решение о прекращении по нему производства в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 14 Закона Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан", за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

83. На повторном обращении, в котором автор в течение года затрагивает один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения, а в регистрационной карточке выставляется отметка "повторно"; в случаях если обращение поступало три и более раза, - "многократно". Рассмотрение содержания повторных обращений осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существу данных ему ответов и разъяснений. При получении повторных обращений к ним приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Повторные обращения граждан, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, по которым имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат, о чем сообщается авторам обращений.

84. Обращения граждан, относящиеся к прямой компетенции Жогорку Кенеша, Правительства Кыргызской Республики, министерств, государственных комитетов, административных ведомств, местных государственных администраций, органов местного самоуправления и других учреждений республики, подлежат пересылке с сопроводительным письмом за подписью руководства Аппарата Президента или заведующего отделом по работе с обращениями граждан в течение 5 рабочих дней со дня регистрации.

85. Не допускается направление обращений граждан на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

86. Письменное (электронное) обращение подлежит обязательной регистрации в течение одного рабочего дня с момента поступления и рассмотрению в течение 14 рабочих дней со дня регистрации.

87. В случае если для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки (экспертизы), истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены, но не более чем на 30 календарных дней с уведомлением заявителя в письменной (электронной) форме. Решение об этом принимается автором резолюции или лицом, его замещающим.

88. В случаях, когда рассмотрение обращений поручено нескольким структурным подразделениям, координацию осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Им же готовится справка об итогах рассмотрения, которая подписывается всеми соисполнителями.

89. На обращения граждан, в которых обжалуются судебные решения, даются разъяснения о порядке обжалования данного судебного решения.

90. По итогам рассмотрения обращения заявителю направляется ответ и при необходимости составляется справка, которая визируется исполнителем и подписывается руководителем ответственного структурного подразделения. К справке прилагаются материалы рассмотрения.

91. Обращения считаются рассмотренными, если на поставленные вопросы дан устный или письменный ответ.

Обращение снимается с контроля автором резолюции.

92. Заключение о результатах рассмотрения обращения, отметки о беседе с автором и данном ему ответе могут быть изложены на подлиннике обращения или в справке, полученной от государственных органов, органов местного самоуправления.

По итогам рассмотрения обращения принимается одно из следующих решений:

- о полном или частичном удовлетворении обращения;

- об отказе в удовлетворении обращения;

- о принятии мер по разрешению поставленных вопросов и устранению выявленных нарушений.

Решение по обращению должно быть мотивированным, со ссылкой на конкретные правовые акты, содержать указание о порядке его обжалования.

93. В случае если структурными подразделениями подлинник обращения направлен на дальнейшее рассмотрение в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления с поручением дать ответ авторам обращений, в АСКИД вносится информация об отправке обращения.

94. Авторы обращения имеют право в письменной форме истребовать подлинные документы, за исключением самого обращения.

95. Рассмотренные обращения граждан со всеми материалами должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями граждан.

96. Общественная приемная Президента работает с 10.00 до 17.00 часов в рабочие дни, при необходимости распорядок ее работы может быть изменен.

97. В Общественной приемной Президента ведутся регистрация, учет и оформление устных и письменных обращений граждан.

98. Прием граждан по личным вопросам осуществляется Руководителем Аппарата Президента, его заместителями, руководителями и сотрудниками структурных подразделений согласно графику, утвержденному Руководителем Аппарата Президента.

99. В случае если поставленные гражданином вопросы не входят в компетенцию Президента, Аппарата Президента, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие государственные органы.

100. В случае если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

101. Анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письменных обращениях и на личном приеме, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан, который периодически информирует Президента, Руководителя Аппарата Президента о количестве и характере обращений, а также с согласия руководства Аппарата Президента опубликовывает аналитические записки в средствах массовой информации.

102. По истечении календарного года все материалы проверок обращений формируются в дела и хранятся в текущем архиве отдела по работе с обращениями граждан в течение пяти лет, после чего уничтожаются или передаются в Архив Президента в соответствии с номенклатурой дел.

Материалы проверок обращений из текущего архива выдаются сотрудникам структурных подразделений под роспись в карточке учета документов с согласия заведующего отделом по работе с обращениями граждан.

10. Порядок передачи документов в текущий архив

103. Исполненные и законченные делопроизводством документы в течение 10 рабочих дней в установленном порядке передаются структурными подразделениями в канцелярию для формирования их в дела и дальнейшего хранения в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики".

104. Документы для формирования дел передаются с визой исполнителя структурного подразделения с отметкой на лицевой стороне документа "В дело", с указанием количества листов и даты списания.

Не допускается передача на хранение неисполненных и не снятых с контроля документов.

105. К документам на списание прилагается подписанная руководителем структурного подразделения/заместителем руководителя опись передаваемых на хранение документов в 2 экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, второй экземпляр хранится с переданными документами.

Документы формируются согласно номенклатуре дел структурных подразделений и при наличии оригиналов всех документов (поручения руководства, переписка с государственными органами, служебные записки, ответы Аппарата Президента и т.д.).

В случае неправильного оформления или неполноты пакета документов, передаваемых на хранение, все документы возвращаются в структурное подразделение для укомплектования.

Хранение переданных документов осуществляется согласно номенклатуре дел каждого структурного подразделения.

106. Ответственность за полноту пакета документов, передаваемых на хранение в канцелярию, несут сотрудники и руководитель структурного подразделения.

107. Канцелярия, при наличии всех передаваемых согласно описи документов, оформляет дела и осуществляет ввод данных в АСКИД о передаче документов на хранение в текущий архив канцелярии с указанием номера дела и даты списания.

108. Документы в текущем архиве канцелярии хранятся в течение 3 лет, по истечении которых они передаются на хранение в Архив Президента. Снятие копий с архивных документов, находящихся в текущем архиве канцелярии, а также ознакомление с ними допускается с согласия заведующего канцелярией. Снятие копий с архивных документов Аппарата Президента, находящихся на хранении в Архиве Президента, а также ознакомление с ними допускается с письменного согласия Руководителя Аппарата Президента или его заместителей, а также по письменному обращению руководителей структурных подразделений.

11. Ответственность за несоблюдение настоящего Регламента

109. Несоблюдение требований настоящего Регламента влечет дисциплинарную ответственность, налагаемую в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.