Утвержден

приказом Управления делами

Президента и Правительства

Кыргызской Республики

от 10 августа 2018 года

№ 128

 

РЕГЛАМЕНТ

Управления делами Президента и Правительства Кыргызской Республики

I. Общие положения

II. Организация деятельности руководства

III. Планирование и организация работы

IV. Порядок подготовки и проведения коллегии

V. Порядок работы с документами

VI. Организация работы с обращениями граждан

VII. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности

VIII.Порядок взаимодействия структурных подразделений и подведомственных организаций

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент предусматривает основные принципы, порядок организации и планирования деятельности Управления делами Президента и Правительства Кыргызской Республики (далее – Управление делами).

2. Регламент обязателен к неукоснительному руководству и исполнению руководством и работниками Управления делами и подведомственных ему организаций.

3. Вновь принимаемых работников Управления делами знакомят под роспись с настоящим Регламентом.

 

II. Организация деятельности руководства

1. Управление делами возглавляет управляющий делами Президента и Правительства Кыргызской Республики (далее – управляющий делами), который несет персональную ответственность за выполнение возлагаемых на Управление делами задач и функций и определяет основные направления деятельности Управления делами.

2. Управляющий делами организовывает работу Управления делами, председательствует на совещаниях и заседаниях коллегии Управления делами, дает поручения заместителям управляющего делами, включая первого заместителя, руководителям и работникам структурных подразделений и подведомственных организаций Управления делами, контролирует и запрашивает их отчеты о проделанной работе.

3. Управляющий делами планирует свою деятельность с учетом необходимости участия в мероприятиях, проводимых Президентом Кыргызской Республики, Жогорку Кенешем Кыргызской Республики, заседаниях Правительства Кыргызской Республики, координационных и совещательных органов и других обязательных плановых мероприятиях.

Управляющий делами в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, контролирует их исполнение.

В отсутствие управляющего делами исполнение его функций возлагается на первого заместителя управляющего делами.

4. Распределение обязанностей между управляющим делами и его заместителями, взаимозаменяемость руководства Управления делами утверждаются приказом Управления делами.

5. В целях выполнения отдельных работ в Управлении делами могут создаваться постоянные и временные комиссии, рабочие группы, оформляемые приказом Управления делами.

6. В Управлении делами установлена следующая иерархия руководящих должностей:

- управляющий делами;

- первый заместитель управляющего делами;

- заместитель управляющего делами;

- заведующий отделом;

- заместитель заведующего отделом;

- заведующий сектором.

III. Планирование и организация работы Управления делами

3.1. Планирование работы Управления делами

1. Работа Управления делами, его структурных подразделений строится на основе утвержденного управляющим делами плана основных мероприятий Управления делами.

2. План основных мероприятий Управления делами должен обеспечивать выполнение им в полном объеме основных задач и функций, определенных Положением об Управлении делами Президента и Правительства Кыргызской Республики.

3. План основных мероприятий составляется в целях реализации:

- законодательных и иных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы, входящие в компетенцию Управления делами;

- мероприятий, по которым Управление делами определено в качестве их исполнителя (соисполнителя);

- мероприятий, выполняемых структурными подразделениями и (или) подведомственными организациями Управления делами.

4. На основании планов работ структурных подразделений и подведомственных организаций Управления делами отделом, определяемым первым заместителем управляющего делами,за 10 дней до начала планируемого периода составляется проект плана основных мероприятий Управления делами.

5. Проект плана основных мероприятий Управления делами согласовывается (визируются) заместителями управляющего делами, всеми руководителями структурных подразделений и не позднее чем за 5 дней до начала планируемого периода представляется управляющему делами на утверждение вместе с информацией о выполнении плана основных мероприятий за истекший период.

6. Структура плана основных мероприятий и работ включает в себя следующие сведения:

- порядковые номера и наименования мероприятий, подлежащих выполнению;

- сроки исполнения мероприятий;

-структурные подразделения (подведомственные организации), ответственные за исполнение мероприятий (исполнители и соисполнители);

- иные возможные сведения в целях уточнения мероприятий и порядка их исполнения.

7. Утвержденный управляющим делами план основных мероприятий Управления делами доводится до сведения исполнителей и соисполнителей.

8. Помимо работ, подлежащих выполнению в соответствии с планом основных мероприятий Управления делами, выполнение иных работ может быть запланировано:

- решениями заседаний и совещаний у руководства Управления делами;

- приказами Управления делами;

- поручениями управляющего делами своим заместителям, руководителям структурных подразделений и подведомственных организаций;

- поручениями и указаниями заместителей управляющего делами руководителям структурных подразделений и подведомственных организаций.

9. Контроль за исполнением плана основных мероприятий Управления делами и планов работ структурных подразделений и подведомственных организаций осуществляются заместителями управляющего делами по курируемым направлениям.

 3.2. Совещания у руководства Управления делами

1. Совещания у руководства Управления делами (далее - совещания) проводятся в целях выполнения перспективных и текущих планов работы, осуществления постоянного контроля за деятельностью структурных подразделений и подведомственных организаций Управления делами, обеспечения координации их деятельности при решении задач, поставленных руководством Управления делами.

2. Совещания проводятся еженедельнов порядке и сроки, установленные управляющим делами.

3. На совещаниях председательствует управляющий делами или один из заместителей управляющего делами.

В работе совещания принимают участие:

- заместители управляющего делами;

- заведующие структурными подразделениями, а в их отсутствие - замещающие работники;

- руководители подведомственных организаций по необходимости;

- помощники управляющего делами;

- председатель профсоюзного комитета.

По указанию председательствующего в совещании могут принимать участиеиные лица.

4. На совещании обсуждаются вопросы, касающиеся поставленных задач, исполнения планов работы структурными подразделениями, подведомственными организациями,а также текущие проблемы.

Отдел документационного обеспечения и контроля предоставляет информацию по исполнительской дисциплине (об исполнении документов, находящихся на контроле, в том числе протокольных поручений, озвученных на совещании).

5.Ведение протокола совещания по мере необходимости возлагается на отдел документационного обеспечения и контроля.

6. Решения и поручения, принятые на совещаниях,не позднее двух дней оформляются протоколом, который подписывается председательствующим.

После подписания протокола руководством отдел документационного обеспечения и контроля доводит протокол совещания до всех структурных подразделений, а при необходимости - подведомственных организаций Управления делами. Если в протокольном поручении в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

7. Контроль за исполнением протокольных поручений осуществляют заместители управляющего делами по курируемым направлениям с еженедельным докладом управляющему делами об их исполнении.

3.3. Служебный распорядок Управления делами

3.3.1. Порядок приема и увольнения работников

1. На государственную службу в Управление делами могут быть приняты граждане Кыргызской Республики, достигшие 21 года и соответствующие квалификационным требованиям, установленным законодательством Кыргызской Республики о государственной службе, трудовым законодательством и локальными правовыми актами Управления делами.

2. Прием на работу работников производится в соответствии с требованиями законодательства Кыргызской Республики о государственной службе и Трудового кодекса Кыргызской Республики.

3. Прием на работу оформляется приказом Управления делами, с которым работник ознакомляется под роспись.

4. Прием на работу осуществляется, как правило, с прохождением испытательного срока продолжительностью от 1 до 3 месяцев, а для руководителей подведомственных организаций и их заместителей, главных бухгалтеров испытательный срок не может превышать 6 месяцев.

5. Условие об испытании должно быть прямо указано в приказе.

6. При поступлении на работу в Управление делами гражданин представляет:

- личное заявление;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

- собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;

- паспорт;

- документ об образовании;

- удостоверение социальной защиты;

-документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

7. Работник осуществляет профессиональную деятельность по реализации целей, задач и функций, установленных Положением об Управлении делами Президента и Правительства Кыргызской Республики.

Профессиональная служебная деятельность работников осуществляется в соответствии с должностными обязанностями и положениями о структурных подразделениях, утверждаемыми управляющим делами.

8. При поступлении гражданина на работу:

1) руководитель соответствующего структурного подразделения:

- разъясняет права и обязанности работника;

- знакомит работника с порученной работой, условиями государственной службы, рабочим временем и временем отдыха, системой и формой оплаты труда;

- проводит первичный инструктаж на рабочем месте;

2) отдел управления человеческими ресурсами знакомит работника со следующими документами:

- Положением об Управлении делами Президента и Правительства Кыргызской Республики;

- положением о структурном подразделении;

- положением о конфиденциальной информации в Управлении делами Президента и Правительства Кыргызской Республики;

- должностной инструкцией;

- настоящим Регламентом и иными локальными актами Управления делами;

3) сотрудник, в чьи функциональные обязанности входят вопросы техники безопасности и охраны труда:

- проводит инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда.

9. На всех работников, принятых на работу в Управление делами и проработавших свыше 5 дней, заводятся трудовые книжки и личные дела.

10. Личное дело ведется отделом управления человеческими ресурсами.

В личное дело, кроме установленных законодательством, могут приобщаться иные документы и сведения, касающиеся трудовых отношений работника с Управлением делами.

При переводе государственного служащего в другой государственный орган его личное дело передается по указанному новому месту государственной службы согласно письменному запросу.

Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.

11. Прекращение трудовых отношений может иметь место по основаниям, предусмотренным законодательством о государственной гражданской службе и трудовым законодательством Кыргызской Республики.

12. В день увольнения отделуправления человеческими ресурсами обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении с работы, другие документы, связанные с работой - по письменному заявлению работника.

Днем увольнения считается последний день работы или последний день ежегодного оплачиваемого отпуска. Работник в день увольнения с работы обязан сдать служебное удостоверение в отдел управления человеческими ресурсами .

13. Для выполнения работ, связанных с временным расширением объема деятельности по реализации целей, задач и функций, Управление делами вправе осуществлять привлечение помимо работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, других работников на условиях срочного трудового договора.

14. Срочный трудовой договор заключается также в случаях, когда это предусмотрено трудовым законодательством, а также когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера и условий предстоящей работы, в том числе:

- с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами подведомственных организаций;

- для замены временно отсутствующего штатного работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы;

- на время выполнения временных (до 2 месяцев) работ;

- для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф и устранения их последствий и других чрезвычайных обстоятельств;

- для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности Управления делами (ремонтно-строительные работы, аудит, проведение протокольных мероприятий), а также для проведения работ, связанных с заведомо временным (до 1 года) расширением работ;

- в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством Кыргызской Республики.

15. Срочный трудовой договор расторгается с истечением его срока.

Срочный трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, расторгается по завершении этой работы.

Срочный трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, расторгается со дня выхода этого работника на работу.

О прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

3.3.2.Режим работы

1. Продолжительность рабочего времени работников Управления делами составляет 40 часов в неделю с двумя выходными днями - субботой и воскресеньем, при этом:

начало работы в 9-00;

окончание работы в 18-00;

перерыв на 1 час (с 12-30 до 13-30).

Для технического и младшего обслуживающего персонала отдела материально-технического обеспечения режим работы устанавливается отдельным графиком работы, определяемым заведующим отделом материально-технического обеспечения и утверждаемым курирующим заместителем управляющего делами.

Продолжительность рабочего времени работников подведомственных организаций устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка.

Красные даты календаря считаются нерабочими праздничными и выходными днями. Предпраздничный рабочий день сокращается на один час.

2. Организацию контроля прихода и ухода с работы в структурных подразделениях осуществляют руководители структурных подразделений Управления делами. Отдел управления человеческими ресурсами производит контроль прихода и ухода с работы по данным Системы контроля управления доступом (СКУД).

Руководители структурных подразделений по запросу отдела управления человеческими ресурсами предоставляют за своей подписью сведения о фактическом присутствии и отсутствии работников на рабочих местах.

В случае опоздания сотрудник должен уведомить об этом непосредственного руководителя и отдел управления человеческими ресурсами. При наличии уважительных причин и своевременном предупреждении, опоздание не рассматривается как нарушение трудовой дисциплины.

При необходимости отлучиться с работы как по служебным, так и не по служебным вопросам, сотрудник обязан получить разрешение непосредственного руководителя. Время санкционированного отсутствия на работе должно быть зафиксировано в журнале учета отсутствующих сотрудников, который находится в отделе управления человеческими ресурсами.

Руководитель структурного подразделения, при необходимости отлучиться с работы как по служебным, так и не по служебным вопросам, обязан получить разрешение управляющего делами либо курирующего заместителя управляющего делами. Время санкционированного отсутствия на работе должно быть зафиксировано в журнале учета отсутствующих руководителей структурных подразделений, который находится в приемной управляющего делами.

В случае опоздания руководитель структурного подразделения должен уведомить об этом курирующего заместителя управляющего делами и приемную управляющего делами. При наличии уважительных причин и своевременном предупреждении, опоздание не рассматривается как нарушение трудовой дисциплины.

Время санкционированного отсутствия на работе не по служебным вопросам до 2 часов в табеле не отражается, более 2 часов - учитывается путем фиксирования в табеле фактического количества отработанных часов.

Об отсутствии на рабочем месте каждый сотрудник уведомляет руководство и отдел управления человеческими ресурсами с указанием причин отсутствия в тот же день, не позднее 2 часов от начала рабочего дня.

3.В связи со спецификой работы по обеспечению деятельности высших должностных лиц Кыргызской Республики, а также аппаратов Президента и Правительства Кыргызской Республики, р аботникам Управления делами, являющимся государственными служащими, а также отдельным работникам, перечень которых определяется руководством Управления делами, устанавливается особый режим работы, в соответствии с которым работники могут привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

Работа в воскресные и нерабочие праздничные дни оформляется приказом Управления делами и компенсируется в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4. Очередность предоставления ежегодных отпусков устанавливается в соответствии с Трудовым кодексом Кыргызской Республики и Законом Кыргызской Республики «О государственной гражданской и муниципальной службе», коллективным договором.

График отпусков на предстоящий календарный год составляется отделом управления человеческими ресурсами. Предложения по отпускам на предстоящий год руководители структурных подразделений предоставляют в отдел управления человеческими ресурсамив срок до 5 декабря текущего года. График отпусков утверждается управляющим делами не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

5.Ежегодный трудовой отпуск предоставляется управляющему делами с согласия Президента Кыргызской Республики.

Ежегодный трудовой отпуск заместителям управляющего делами, в том числе первому заместителю,предоставляется управляющим делами.

По решению управляющего делами работник (с его согласия) может быть отозван из ежегодного отпуска с предоставлением части неиспользованного отпуска в любое другое удобное для работника время соответствующего года или присоединением к отпуску в следующем году в соответствии с трудовым законодательством Кыргызской Республики.

Работникам Управления делами по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

3.3.3.Поощрения за успехи в работе

1. За образцовое и добросовестное выполнение трудовых обязанностей, повышение эффективности и качества работы, выполнение заданий особой важности и сложности, продолжительную и безупречную службу, творческое отношение к делу и другие достижения в труде работники могут быть представлены к награждению и поощрению.

2. Рассмотрение представлений и ходатайств о награждении и поощрении осуществляется в соответствии с Положением о ведомственных наградах Управления делами Президента и Правительства Кыргызской Республики и порядке рассмотрения представлений и ходатайств о награждении и поощрении.

3. Решение о поощрениях и награждениях принимается управляющим делами на основании предложений комиссии по рассмотрению представлений и ходатайств о награждении и поощрении, создаваемой приказом Управления делами.

4. Приказы о поощрениях и награждениях доводятся до сведения коллектива Управления делами, в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись,копия приказа помещаетсяв личное дело.

3.3.4. Взыскания за нарушение трудовой дисциплины

1. К работникам, являющимся государственными служащими, применяются дисциплинарные взыскания, установленные Законом Кыргызской Республики «О государственной гражданской службе и муниципальной службе».

К работникам, не являющимся государственными служащими, применяются дисциплинарные взыскания, установленные Трудовым кодексом Кыргызской Республики.

2. До применения дисциплинарного взыскания от работника должны быть затребованы объяснения в письменной форме.

В случае отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника от дачи объяснения в письменной форме не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Для установления или подтверждения факта совершения работником дисциплинарного проступка может быть проведено служебное расследование, назначаемое руководством Управления делами.Результаты служебного расследования сообщаются руководству в письменном виде.

3. Дисциплинарные взыскания к работникам применяются на основании приказа Управления делами по представлению непосредственного руководителя структурного подразделения либо вышестоящего руководства, а также руководителя отдела управления человеческими ресурсами - по нарушениям трудовой дисциплины.

4. При применении взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующие работа и поведение работника.

Для определения тяжести, характера и обстоятельств, при которых работниками Управления делами совершены проступки, создается дисциплинарная комиссия, состав которой утверждается приказом Управления делами.

Дисциплинарная комиссия по итогам рассмотрения поступивших документов вносит предложение о применении конкретного вида взыскания.

5. Приказы о применении дисциплинарных взысканий должны быть в обязательном порядке согласованы с руководителем структурного подразделения, в чьем непосредственном подчинении находится работник.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать указанный приказ составляется соответствующий акт.

Приказ о применении дисциплинарных взысканий с целью осуществления воспитательного воздействия направляется во все структурные подразделения и доводится руководителями структурных подразделений до сведения всех работников.

Приказ о применении дисциплинарных взысканий в отношении руководства подведомственных организаций Управления делами направляется во все подведомственные организации.

6. За каждое нарушение трудовой дисциплины может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание. В течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения к работнику не применяются. Работник не может быть повышен в должности в период действия наложенного на него дисциплинарного взыскания.

Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание может быть снято досрочно в установленном порядке.

3.4. Служебные командировки

1. Служебные командировки работников Управления делами осуществляются согласно планам работ структурных подразделений, а также при возникновении служебной необходимости с учетом ассигнований, утвержденных в смете расходов Управления делами на эти цели.

Осуществление внеплановых командировок производится строго по решению управляющего делами или его первого заместителя.

2. Руководству вносится служебная записка руководителя структурного подразделения о командировании работника.

Служебная записка управляющим делами или его заместителями отписывается отделу управления человеческими ресурсами, который готовит в течение двух рабочих дней проект приказа о командировке, заполняет бланк командировочного удостоверения и представляет их на подпись руководству Управления делами.

Работники, после возвращения из командировки, в течение трех рабочих дней предоставляют руководству Управления делами отчет об итогах поездки и составляют авансовый отчет по установленной форме. После ознакомления руководством, отчеты о командировках передаются для хранения в отдел управления человеческими ресурсами.

3. Служебные командировки руководителей подведомственных организаций осуществляются с разрешения управляющего делами, на имя которого направляется соответствующее письмо с обоснованием служебной необходимости командировки.

4. Выезжающие в служебные командировки за пределы Кыргызской Республики обязаны пройти инструктаж у инспектора режимно- секретной работы Аппарата Президента Кыргызской Республики.

IV. Порядок подготовки и проведения коллегии Управления делами

4.1. Подготовка и внесение вопросов на рассмотрение коллегии Управления делами

1. Коллегия является консультативно- совещательным органом Управления делами, осуществляющим рассмотрение наиболее важных вопросов обеспечения деятельности Управления делами.

Коллегия образуется в составе: управляющего делами (председатель коллегии), заместителей управляющего делами, руководителей структурных подразделений и подведомственных организаций Управления делами.

Персональный состав коллегии утверждается управляющим делами.

2. Организация подготовки заседаний коллегии осуществляется заведующим отделом документационного обеспечения и контроля, который является ответственным секретарем коллегии.

3. Коллегия на своих заседаниях:

- обсуждает основные вопросы деятельности Управления делами;

-заслушивает отчеты руководителей и дает оценку работе подведомственных организаций по выполнению возложенных задач и функций и своих решений;

- рассматривает другие вопросы в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

4. Заседание коллегии Управления делами проводится не реже чем 1 раз в год в соответствии с утвержденным планом основных мероприятий, а при необходимости созывается внеочередная коллегия. Заседания коллегии проводятся по решению управляющего делами.

План заседаний коллегии Управления делами включает в себя перечень основных вопросов, дату рассмотрения и наименования структурныхподразделений, ответственных за подготовку вопроса.

5. Структурные подразделения не позднее чем за 10 дней до начала очередного заседания коллегии вносят управляющему делами или по его поручению заместителям управляющего делами вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании коллегии, с обоснованием их рассмотрения.

На основании вносимых предложений ответственный секретарь коллегии формирует проект повестки дня заседания коллегии.

4.2. Подготовка материалов на заседание коллегии Управления делами

1. Подготовку материалов по вопросам, вносимым на заседание коллегии, осуществляют структурные подразделения, к компетенции которых относится данный вопрос.

По каждому вопросу, вносимому на рассмотрение коллегии, представляются:

- четко сформулированный проект решения коллегии;

- справка с изложением существа вопроса и обоснованием необходимости принятия данного акта;

- необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений;

- проект приказа Управления делами по обсуждаемому вопросу;

- список лиц, приглашенных на заседание коллегии, с указанием фамилии, имени и отчества (полностью), должности и места работы, контактного телефона.

2. Проект решения коллегии Управления делами должен быть согласован с заместителями управляющего делами, отделами правовой работы, бухгалтерского учета и отчетности, экономическим отделом, а также с другими заинтересованными структурными подразделениями.

3. Руководители структурных подразделений, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на заседаниях коллегии Управления делами, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

4. Материалы к заседаниям коллегии готовятся и вносятся ответственному секретарю коллегии не позднее чем за 5 дней до установленного срока заседания коллегии.

За 3 дня до заседания коллегии ответственный секретарь коллегии совместно с заинтересованными структурными подразделениями подготавливает окончательные проекты соответствующих материалов, которые согласовываются с управляющим делами или по его поручению с заместителями управляющего делами.

После согласования повестки дня дополнительные вопросы могут быть внесены на заседание коллегии только с согласия управляющего делами. Повестка дня заседания коллегии Управления делами утверждается непосредственно на заседании.

Проект повестки дня и подготовленные материалы предоставляются членам коллегии и участникам заседания коллегии не позднее чем за 1 день до заседания.

4.3. Порядок проведения заседаний коллегии Управления делами

1. На заседание коллегии Управления делами приглашаются члены коллегии, руководители структурных подразделений, подведомственных организаций и другие должностные лица, участие которых допускается с разрешения председательствующего.

Явку приглашенных на заседание коллегии и регистрацию его участников, обеспечивает ответственный секретарь коллегии и структурное подразделение, которое вносит вопрос на рассмотрение коллегии.

2. На заседаниях коллегии председательствует управляющий делами. В его отсутствие либо по его поручению обязанности председательствующего исполняет первый заместитель управляющего делами.

Председательствующий ведет заседание коллегии. Заседание коллегии считается правомочными при условии присутствия на нем не менее половины членов коллегии.

3. На заседаниях коллегии вопросы докладываются руководителями структурных подразделений, а также другими должностными лицами. Для докладов устанавливается время 10-15 минут, для содокладов и выступлений - 5 минут, для справок - 3 минуты. В отдельных случаях председательствующий на заседании может установить иное время.

Заседание коллегии проводится в рабочее время.

4. Решение коллегии принимается большинством от общего числа голосов членов коллегии. В случае равного количества голосов, считается принятым решение, за которое проголосовал председательствующий на заседании коллегии.

Члены коллегии, не согласные с данным решением, могут направить свое особое мнение в письменном виде председателю.

Решения, принятые на заседании коллегии Управления делами, реализуются приказами Управления делами.

Протокол заседания коллегии Управления делами с указанием названия обсуждаемого вопроса, фамилий докладчиков и выступивших при обсуждении ведется ответственным секретарем и установленным образом оформляется в срок не позднее трех дней после окончания заседания, подписывается председательствовавшим на заседании.

Каждому протоколу заседания коллегии присваивается порядковый номер в пределах календарного года.

5. Проекты решения коллегии и приказа дорабатываются структурным подразделением, на которое возложена подготовка соответствующих материалов, с учетом изменений и дополнений в трехдневный срок после заседания коллегии, если не установлен иной срок, и передаются на визирование членам коллегии, затем подписываются председательствующим, доводятся до соответствующих структурных подразделений в установленном порядке.

6. Решения коллегии обязательны к исполнению всеми структурными подразделениями и подведомственными организациями Управления делами.

7. Проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи и стенограммы на заседаниях коллегии Управления делами организуются отделом информатизации и телекоммуникации.

8.Материалы заседаний коллегии хранятся в отделедокументационного обеспечения и контроля.

V. Порядок работы с документами

1. Работа с документами осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике.

Документационное обеспечение,методическое руководство, контроль за соблюдением установленной системы делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях Управления делами, контрольно-аналитическая деятельность по исполнению документов возлагается на отдел документационного обеспечения и контроля.

Ответственность за состояние работы с документами, своевременность их исполнения, качественную подготовку материалов, а также учет и сохранность документов в структурных подразделениях, подведомственных организациях Управления делами несут их руководители.

Требования к работе с документами, предусмотренные настоящим Регламентом, обязательны для всех работников структурных подразделений, подведомственных организаций Управления делами.

2. Структурные подразделения и подведомственные организации, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них.

В случае утраты документов работники немедленно информируют непосредственного руководителя структурного подразделения, который инициирует проведение служебного расследования по данному факту.

Строго запрещается передавать в другие органы, организации и иным лицам копии приказов и других документов без их письменного запроса, разрешения руководства и соответствующего оформления.

При работе с документами, поступившими в Управление делами, не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

3. На период отпуска, выезда в командировку, болезни работник по указанию руководителя передает по акту находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении сдает числящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения.

4. Переписка с учреждениями и гражданами ведется на государственном и официальном языках.

5.1. Обработка поступающей корреспонденции

1. Служебная корреспонденция (входящая, исходящая, внутренняя) несекретного характера подлежит обязательной регистрации в отделе документационного обеспечения и контроля посредством автоматизированной системы контроля исполнения документов (далее –АСКИД) и последующего сохранения карточки каждого документа.

2. На каждом поступившем документе в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп, где указывается порядковый регистрационный номер, дата поступления, количество листов основного документа и приложений.

Отметка о взятии документа на контроль обозначается словом «контроль» и размещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка.

В день регистрации входящая корреспонденция после предварительной обработки передается руководству Управления делами.

При необходимости срочного исполнения, поступивший документ в оперативном порядке передается на рассмотрение руководству, допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством Управления делами.

Поручение по исполнению документа дается в форме резолюции, в которой указывается исполнитель, содержание действий, срок исполнения, ставится личная подпись и дата.

Документы с резолюцией руководства передаются исполнителям (в соответствующее структурное подразделение или подведомственную организацию) с отметкой в учетной карточке под роспись. В дальнейшем в карточке фиксируется весь ход движения и рассмотрения данного документа.

Документы, исполняемые несколькими структурными подразделениями, передаются одновременно в копиях. Подлинник передается основному исполнителю,указанному в резолюции первым или обозначенному словом «созыв». Соисполнители представляют предложения, подписанные руководителем структурного подразделения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.

К сводному заключению или ответу на документ, отписанный нескольким исполнителям,при внесении на подпись прилагаются все замечания и предложения соисполнителей, направленные основному исполнителю.

3. Документы информационно-справочного характера, ответы на запросы руководства, структурных подразделений после регистрации в отделе документационного обеспечения и контроля передаются непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Документы (служебная записка, информация, отчет и т.д.),направляемые на имя руководства,передаются через отдел документационного обеспечения и контроля в порядке и сроки, установленные настоящим Регламентом.

4. Исполненный документ со всеми прилагаемыми материалами (копии ответов по документу, справки, информации, протоколы совещаний и т.д.), с резолюцией руководства о снятии с контроля или визой «в дело» передается на текущее архивирование вотдел документационного обеспечения и контроля.

5. Почта руководству формируется к 10-00 и 16-00 часам. Корреспонденция, направляемая руководству структурными подразделениями и подведомственными организациями, вносится в отдел документационного обеспечения и контроля до 9-30 и 15-30 часов.

6. Документы, направляемые в адрес руководства,должны быть изложены по существу вопроса, лаконично, содержательно, исполнены на белой бумаге формата А-4, 14-шрифтом «Times New Roman», подписаны исполнителем и датированы. При этом левое поле должно составлять 30мм, правое – 15мм, верхнее и нижнее–20мм.

7.Неправильно поступившие/отписанные документы перенаправляются по принадлежности отделом документационного обеспечения и контроля.

 

5.2. Учет и прохождение документов в структурных подразделениях и подведомственных организациях Управления делами

1. Ответственный за делопроизводство работник подразделения получает документ в отделе документационного обеспечения и контроля под роспись в учетной карточке, сверяет наличие документов и приложений к ним, передает их руководителю структурного подразделения или подведомственной организации.

Руководители структурных подразделений, подведомственных организаций обязаны оперативно рассматривать документы и передавать исполнителям с соответствующими поручениями. Движение и ход рассмотрения документов отражается в регистрационном журнале структурного подразделения, подведомственной организации.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется по согласованию между их руководителями или по указанию руководства только через отдел документационного обеспечения и контроля с соответствующей отметкой в базе данных и регистрационной карточке.

2. После полного разрешения вопросов по документу исполнитель комплектует накопительную папку с материалами, имеющими отношение к документу, производит запись в журнале о том, как и когда решен вопрос, докладывает руководителю структурного подразделения и с визой руководства «в дело» передает в отдел документационного обеспечения и контроля на текущее архивирование.

Если вопрос решен устно, то на документе исполнителем записывается должность и фамилия лица, с которым состоялся разговор, его краткое содержание и дата.

 

5.3. Оформление исходящей корреспонденции

1. Исходящие документы оформляются на фирменном бланке Управления делами.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Документы, направляемые руководителям органов государственной власти и управления, подписываются управляющим делами, а в его отсутствие – первым заместителем управляющего делами.

В остальных случаях исходящие документы подписывают заместители управляющего делами по вопросам, входящим в их компетенцию. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия.

На втором экземпляре документа, который помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел, проставляются визы исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения, дата подготовки документа, при необходимости с указателем рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Лист согласования к проектам нормативных правовых актов подписывает управляющий делами, а в его отсутствие первый заместитель управляющего делами.

2. При подготовке документов к отправке обеспечивается единообразие их оформления, с соблюдением установленного комплекса обязательных реквизитов и порядка их расположения, точного указания официально установленных наименований органов государственного управления, предприятий, учреждений и других адресатов.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст излагается в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

3. Исходящий из Управления делами документ должен иметь регистрационный номер, состоящий из индекса руководителя, подписавшего документ, структурного подразделения и даты (число, месяц, год), а также в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя, контактный телефон, электронный адрес.

Сведения об исходящем документе заносятся в компьютерную базу данных. Отдел документационного обеспечения и контроля регистрирует подписанную руководством исходящую корреспонденцию, согласовывает с исполнителем вид отправки, уточняет адрес, передает корреспонденцию для рассылки в экспедицию .

4. В письмах, являющихся ответами на запросы, в установленном месте бланка указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Документы адресуются учреждению или конкретному должностному лицу (в этом случае обязательно указывается его должность и фамилия). Указывается почтовый адрес корреспондента.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, министерства и ведомства. Документ не должен содержать больше 4 адресов: при направлении документов более чем в 4 адреса, составляется список (реестр) на рассылку и на каждом документе указывается только один адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов.

5. Для внутренней переписки используется служебная записка.

Служебные записки рассматриваются руководством, после чего они регистрируются в отделе документационного обеспечения и контроля и передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения и подведомственные организации.

6. К отправке факсом принимаются только оформленные надлежащим образом документы(должны быть подписаны, иметь исходящий номер и дату). После отправки и учета в журнале документ передается в отдел документационного обеспечения и контроля с отметкой оператора на обороте первого листа о точном времени отправки.

5.4. Подготовка и оформление приказов Управления делами

1. На основании и во исполнение законов Кыргызской Республики, постановлений Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, актов Президента Кыргызской Республики и Правительства Кыргызской Республики и в целях разрешения основных и оперативных задач Управление делами издает приказы, а также организует, проверяет и обеспечивает их исполнение.

2. Приказы издаются на государственном и официальном языках.

3. Проекты приказов печатаются на бланках установленного образца и оформляются идентично на государственном и официальном языках согласно следующим требованиям:

- верхнее поле устанавливается границами бланка,при этом левое поле составляет 30мм, правое поле – 15 мм, нижнее – 20мм. При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 20мм;

- заголовок приказа должен быть кратким и соответствовать содержанию документа, печатается жирным шрифтом, на расстоянии не менее 80 мм от верхнего края листа и выравнивается по центру через 1 межстрочный интервал. Длина заголовка в одной строке не должна превышать 130 мм, точка в конце заголовка не ставится;

- текст приказа отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman, размером 14и выравнивается по ширине, межстрочный интервал - одинарный, абзацный отступ 125 мм;

- в констатирующей части (преамбуле)излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа,то указывается полное наименование этого документа его автор, дата, номер и заголовок;

- в пунктах распорядительной части излагаются предписываемые действия, указываются ответственные за их выполнение и устанавливаются сроки исполнения;

- в случае необходимости отмены ранее принятых приказов указывается дата, номер и наименование или отдельный пункт приказа, подлежащий отмене.

- последний пункт приказа, как правило, устанавливает ответственность за исполнение приказа в целом;

- к проекту приказа прилагается служебная записка с обоснованием целесообразности принятия приказа или документ, на основании которого онразработан.

4. В случаях, когда приказом утверждаются самостоятельные документы (планы и т.п., составы комиссий и др.) либо к приказу приобщаются другие документы, они указываются в тексте в форме приложений. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги,шрифтом Times New Roman № 14,в таблицах допускается уменьшение шрифта до 12-10 (в случаях,когда текст не вмещается).

Слово «Приложение» располагается в правом верхнем углу первого листа документа с отступом от левого края документа 100 мм. Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте приказа.При наличии нескольких приложений они нумеруются. Знак номера (№) перед порядковыми номерами приложений не ставится. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

5. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями на государственном и официальном языках, согласовываются с заместителями управляющего делами и визируется заведующими отделами: бухгалтерского учета и отчетности, правовой работы, документационного обеспечения и контроля; руководителем структурного подразделения - исполнителя, с указанием конкретного ответственного лица за подготовку проекта приказа, и другими заинтересованными лицами.

При этом приказы по текущим кадровым вопросам (отпуска, командировки и т.п.) не подлежат правовой экспертизе.

Проекты приказов, затрагивающие вопросы деятельности подведомственных организаций, в обязательном порядке визируются соответствующими кураторами.

Визы проставляются на оборотной стороне последней страницы проекта приказа на государственном языке.

6. Проекты приказов, равно как и исходящих писем, подлежат проверке в отделе документационного обеспечения и контроля.

На оборотной стороне проекта документа в нижнем левом углу, вместе с исполнителем, в обязательном порядке расписываются и несут ответственность:

- референт отдела документационного обеспечения и контроля, осуществивший перевод на государственный языкили проводивший экспертизу на предмет соответствия проекта документа правилам кыргызского языка и требованиям делопроизводства;

- референт отдела документационного обеспечения и контроля, проводивший экспертизу на предмет соответствия проекта документа правилам русского языкаи требованиям делопроизводства.

7. Ответственность за содержание и качество проектов приказов, а также их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителей структурных подразделений, вносящих проект.

Перечень структурных подразделений, куда следует направить приказ, определяется исполнителем, к каждому проекту приказа необходимо прикладывать указатель рассылки.

8. Приказы подписываются управляющим делами, а в его отсутствие либо по его поручению -заместителями управляющего делами.

После подписания приказы по основной деятельности Управления делами передаются в отдел документационного обеспечения и контролядля регистрации, ознакомления и рассылки в соответствии с указателем рассылки.

5.5. Контроль документов и протокольных поручений

1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения входящих, исходящих, внутренних документов, поручений руководства, требующих принятия определенных решений и действий.

Организация контроля исполнения документов, протокольных поручений обеспечивается отделом документационного обеспечения и контроля.

Действия по контролю исполнения документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения документов.

Контролю исполнения подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных решений, исполнения и составления на них ответов.

Обязательному контролю подлежат:

- документы, письма, заявления, поступившие из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики и Правительства Кыргызской Республики;

- документы, поступившие из министерств, ведомств и других организаций, поставленные на контроль в соответствии с визами руководства Управления делами;

- документы, изданные в Управлении делами (протокольные поручения, приказы, решения коллегии), требующие исполнения.

Контроль ведется с помощью программы АСКИД.

3. Этапы контроля исполнения документов:

а) постановка документа на контроль - выявление документов, требующих контроля за сроками исполнения. Заполнение регистрационно- контрольной карточки на документ. Отметка срока исполнения документа;

б) ведение контроля - еженедельная выдача письменных напоминаний структурным подразделениям и подведомственным организациям о приближении сроков завершения работы над документом, протокольным поручением, с указанием фамилии исполнителя. Работа с работниками по исполнению документов, протокольных поручений, снятие с контроля исполненных документов и протокольных поручений, регулярное информирование руководства о ходе исполнения документов и протокольных поручений, а также о причинах нарушения срока исполнения;

в) этап снятия документа с контроля - документ считается исполненным и снимается с контроля лишь в том случае, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан полный ответ по существу поставленного вопроса.

4. Контроль за исполнением приказов Управления делами устанавливается незамедлительно после их принятия и возлагается на структурные подразделения, в сферу деятельности которых входит решение затронутых вопросов, и должностное лицо, ответственное за исполнение приказа в целом.

5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации их в отделе документационного обеспечения и контроля.

Запросы депутатов Жогорку Кенеша Кыргызской Республики рассматриваются не позднее чем в 30-дневный срок со дня регистрации, если не установлен иной срок.

На поручения и запросы, поступившие из Аппарата Президента Кыргызской Республики, Аппарата Правительства, ответ дается в семидневный срок со дня их получения, если не будут установлены иные сроки.При этом если в резолюции или в поручении указано «весьма срочно», поручение подлежит исполнению в срок до двух рабочих дней, если указано «срочно» - до трех рабочих дней.

Поступившие на согласование проекты постановлений Правительства, в том числе о внесении на рассмотрение Жогорку Кенеша законопроектов, рассматриваются в срок - 7 рабочих дней, проекты распоряжений - 3 рабочих дня.

В случае если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, то в вышестоящий орган, откуда поступил документ, направляется письмо с просьбой о продлении срока исполнения с указанием причин и планируемой даты исполнения.

Поручения руководства Управления делами исполняются структурными подразделениями, подведомственными организациями в недельный срок, если иное не указано в резолюции.Если в резолюции указано «весьма срочно», поручение подлежит исполнению в срок до двух рабочих дней, если указано «срочно» - до трех рабочих дней.

Срок исполнения протокольного поручения руководства определен, как правило, в протоколе исчисляется с даты проведения совещания.

Иные документы, требующие принятия решения или ответа, исполняются в сроки указанные в резолюции, без установленных сроков - в течение месяца.

6. Право отменять поручения, приостанавливать исполнение документов или продлевать срок исполнения имеет автор резолюции либо лицо, замещающее его на период отсутствия, на основании соответствующей обоснованной записки структурного подразделения, ответственного за исполнение.

7. Исполнители обязаны постоянно следить за ходом выполнения контролируемых документов вышестоящих органов, приказов, поручений руководства, анализировать и объективно оценивать результаты проделанной работы, вскрывать причины, препятствующие их выполнению, в оперативном порядке принимать меры по их устранению, при необходимости вносить руководству соответствующие предложения.

По каждому контролируемому документу структурные подразделения должны в установленные сроки информировать отдел документационного обеспечения и контроляоб исполнении документов и поручений для введения в базу данных и мониторинга исполнительской дисциплины в Управлении делами.

VI. Организация работы с обращениями граждан

1. Организация работы с письменными (электронными) и устными обращениями граждан осуществляется в соответствии с Законом Кыргызской Республики«О порядке рассмотрения обращений граждан».

2. Поступающие письменные (электронные) обращения граждан и ответы о результатах их рассмотрения регистрируются в отделе документационного обеспечения и контроля с последующим внесением соответствующих данных в АСКИД. На первой странице ставится регистрационный штамп с индексом, состоящим из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и даты поступления.Исходящий номер на ответе заявителю будет таким же, как и входящий номер, но с указанием даты подписания.

3.Письменное обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признается анонимным и рассмотрению не подлежит. В отдельных случаях, если в письме указаны конкретные факты, по усмотрению руководства организуется их проверка, принимаются соответствующие меры.

4. Для приема электронных обращений граждан на ведомственном сайте размещается официальный адрес электронной почты.

В течение 3 рабочих дней после получения электронного обращения отдел документационного обеспечения и контроля направляет гражданину электронное сообщение-уведомление о принятии его обращения к рассмотрению с указанием даты и времени поступления, присвоенного входящего номера и соответствующих справочных телефонов или об отказе в рассмотрении с обоснованием причин отказа.

Далее электронное обращение распечатывается, и дальнейшая работа с ним ведется в установленном законом порядке.

В ходе рассмотрения электронного обращения сотрудник, получивший электронное обращение, вправе уточнять суть обращения путем электронной переписки или по телефону, указанному в обращении.

Помимо электронного ответа заявителю также направляется письменный ответ.

5. На повторном обращении, в котором автор в течение календарного года затрагивает один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения, а в электронной регистрационной карточке АСКИД ставится пометка повторно»;в случаях, если обращение поступало три раза и более ставится пометка«многократно». Рассмотрение содержания повторных обращений осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автораи по существу данных ему ответови разъяснений. При получении повторных обращений к ним приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Повторные обращения граждан, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, покоторым имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат, о чем сообщается авторам обращений.

6.Обращения граждан, если иное не указано в резолюции руководства, ставятся на контроль с установлением срока рассмотрения 14 рабочих дней со дня регистрации.

7. В случае, если для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки (экспертизы), истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены, но не более чем на 30 календарных дней управляющим делами или первым заместителем управляющего делами, с уведомлением об этом заявителя.

Сроки разрешения обращений граждан, поступивших из вышестоящих органов и поставленных на контроль, могут быть продлены только с согласия этих органов и их должностных лиц.

8. В случаях, когда рассмотрение обращенийграждан поручено нескольким структурным подразделениям, координацию осуществляет исполнитель , указанный в резолюции первым. Им же готовится ответ заявителю .

9. Не допускается направление обращений граждан на рассмотрение в структурное подразделение, подведомственную организацию или должностному лицу, решение или действие которых обжалуется.

10. Письменные обращения считаются разрешенными в случае, если они рассмотрены, по поставленным в них вопросам приняты необходимые меры и гражданам письменно даны ответы в установленные законодательством сроки.

11. Письменные ответы на обращения граждан подписываются управляющим делами или курирующим заместителем в соответствии с их компетенцией.

Ответы на письменные обращения граждан даются на языке обращения.

Вместе с сообщением о результатах рассмотрения обращения заявителю возвращаются поступившие от него подлинные документы, за исключением самого обращения.

12.Рассмотренные обращения граждан со всеми материалами возвращаются в отдел документационного обеспечения и контроля, где формируются в дела и хранятся согласно установленным срокам хранения.Материалы проверок обращений из текущего архива отдела документационного обеспечения и контроля выдаются сотрудникам Управления делами под роспись в карточке учета документов с согласия заведующего отделом.

VII. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Управления делами

1. Обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности Управления делами (за исключением информации ограниченного доступа) возлагается на отдел информатизации и телекоммуникации.

2. Управляющий делами либо по его поручению один из заместителей управляющего делами определяет:

- состав сведений о деятельности Управления делами, составляющих информационный ресурс Управления делами, открытый для доступа граждан и организаций (далее - информационный ресурс);

- схему размещения информационного ресурса;

- порядок обеспечения доступа граждан и организаций к информационному ресурсу;

- перечень и объем информации справочного характера, предоставляемой по телефону и размещаемой на информационных стендах и в помещениях Управления делами.

3. Порядок взаимодействия структурных подразделений по формированию и обновлению информационного ресурса устанавливается настоящим Регламентом и иными актами Управления делами.

4. Информационный ресурсвключает в себя:

- информацию справочного характера об Управлении делами (в том числе его почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона для факсимильной связи, номера телефонов для справок, фамилии, имена и отчества управляющего делами, заместителей управляющего делами, руководителей структурных подразделений и подведомственных организаций);

- почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов приемной, режим ее работы и график приема руководством Управления делами граждан и представителей организаций с обращениями, сведения о порядке записи на прием и о проезде к месту приема;

- нормативные правовые акты, которыми регулируется деятельность Управления делами;

- ответы на часто задаваемые вопросы о деятельности Управления делами;

- информацию о проведении конкурсов на замещение вакантных должностей.

5. Ответственность за своевременное предоставление в отдел информатизации и телекоммуникации информации по формированию информационного ресурса, ее достоверность и полноту несут соответствующие руководители структурного подразделения или подведомственной организации Управления делами.

6. Официальным собственным источником доступа к информации о деятельности Управления делами является веб-сайт Управления делами: www.ud.gov.kg.

Веб-сайт Управления делами ведется отделом информатизации и телекоммуникации.

VIII. Порядок взаимодействия структурных подразделений и подведомственных организаций Управления делами

1. Взаимодействие структурных подразделений и подведомственных организаций Управления делами осуществляются в целях достижения согласованности в осуществлении организационных и практических мер по обеспечению эффективности деятельности Управления делами.

2. Взаимодействие достигается:

- взаимным согласованием и решением различных вопросов;

- организацией и поддержанием непрерывной связи и постоянным взаимным обменом информацией;

- оперативностью и ответственностью в реализации совместных планов и взятых обязательств;

- осуществлением контроля за точным выполнением согласованного порядка действий при выполнении поставленных задач.

3. Взаимодействие структурных подразделений и подведомственных организаций Управления делами осуществляются в форме писем, указаний, служебных записок, запросов, отчетов.

4. Письма, указания, запросы структурных подразделений в адрес подведомственных организаций Управления делами должны носить прямой адресный характер и направляться за подписью курирующего заместителя управляющего делами. По текущим вопросам письма в подведомственные организации могут подписываться руководителями структурных подразделений Управления делами

5. Письма, служебные записки, запросы и отчеты от структурных подразделений в другие структурные подразделения Управления делами направляются за подписью руководителя структурного подразделения.